AIに数字入りの案内文を作ってもらう前に、単位・基準日・例外を一覧にする

1. 今日の相談

「料金や時刻が入る案内文をAIで作りたいです。数字の間違いを減らすにはどうすればよいでしょうか」

文章化の前に、数字、単位、意味、基準日、対象、例外、計算方法、確認元、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：文章の中へ埋める前に、数字だけの小さな表を作ろな。

AIには並べ替えと下書きだけを頼みます。料金、時刻、数量、期限、税、割引、例外は、正式な料金表や予定表、担当者の確認で人が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「公民館の会議室は1時間200円で借りられる」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実顧客、実注文、未公開価格、口座、決済情報、個別契約はAIへ渡しません。

AIに不足した数字、単位、税、割引、期限、対象者、例外を推測させません。

4. 実際にやってみる

1. 数字を文章から抜き出す

一つの数字を一行にし、金額、時刻、日数、個数などの意味を横へ書きます。

2. 単位と基準日を添える

円、分、個、税込・税別、受付日から何日などを明記します。いつ時点の数字かも残します。

3. 対象と例外を分ける

全員に当てはまるか、条件付きか、決まっていない例外があるかを確認します。

4. AIへ案内文の下書きを頼む

固定の練習例「公民館の会議室は1時間200円で借りられる」を見本に、数字を含む案内文の空欄の下書き型を作ってください。
最初に「数字」「単位」「意味」「基準日」「対象」「例外」「確認元」「要確認」の空欄の表を出し、その後に案内文の空欄の型を作ってください。
メモにない数字、単位、税、割引、期限、対象、例外を推測して足さないでください。
曖昧な数字は本文へ入れず、「要確認」に残してください。
各欄は空欄にし、実際の数字、単位、基準日、対象、例外、顧客、注文、未公開価格、口座、決済情報、個別契約は入力しないでください。
各欄の末尾に「確認元の正式資料・責任者へ戻る」と添えてください。

5. 数字だけを逆向きに照合する

AIが作った空欄の型を承認済みの案内記録へ移し、人が確認元の正式資料から記入します。完成文から数字をもう一度抜き出し、元資料と一行ずつ照合します。文章が自然でも数字の確認を省きません。

5. 完成例

【数字】＿＿（元資料から人が転記）
【単位】＿＿（円・分・個・税込税別などを記入）
【意味】＿＿（何の数字かを記入）
【基準日】＿＿（いつ時点の数字かを記入）
【対象】＿＿（全員か条件付きかを記入）
【例外】＿＿（決まっていなければ要確認のまま）
【確認元】＿＿（承認された資料の名称を記入）

＿＿（確認できた数字だけを使って人が文章を記入。曖昧な数字は入れない）

AIが例外を埋めず、確認できた数字だけを文章へ使っています。

6. 使うときの注意

AIが正しく計算したように見えても、入力値、税、丸め、期間の数え方が違えば結果は変わります。計算式と正式資料を人が確認します。

日付だけでなく曜日、時刻だけでなく午前・午後、金額だけでなく税込・税別を確認します。

7. 今日できたこと

• 数字を文章から分離できた。
• 単位、基準日、対象を添えられた。
• 例外と未確認を勝手に埋めずに残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：読みやすい文章になったあとほど、数字だけもう一回拾って見よな。

送信前の全体確認はAI文書を送る前のチェック、文字起こし内の数字は単位・否定表現を原音と照合する方法へ進めます。