やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「講習会の申込みメールが来るたびに、返信を毎回手で書いています。伝え漏れがないか、いつも不安です」
受付メールの型は三点です。受け付けた事実（お礼と共に最初に）、当日の詳細（日時・場所・持ち物）、変更・キャンセルの方法。
2. 大丈夫です
ほー先輩：まずは「申込みが届いたか」と「参加が確定したか」を分けて伝えよな。
AIには空の型だけを作ってもらい、詳細は承認済みメールへ移してから確定した事実を人が埋めます。一度作った型も、受付方法や案内が変わったら見直します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、主催者が承認した開催案内・受付記録・メール画面です。申込者の名前や連絡先だけでなく、実際の申込内容もAIへ渡しません。
定員の残りや当日の状況など、変わりうる情報は書きすぎません。確定していることだけを載せます。
4. 実際にやってみる
1. 伝える事実をそろえる
日時・場所・持ち物・所要時間・費用（あれば）・変更連絡の方法を確定させます。
2. AIへ型を頼む
講習会の申込みへの受付メールの型を作ってください。
構成は「申込みへのお礼」「受付した事実」「参加確定か要確認か」「当日の詳細」「主催者が決めた変更・キャンセル方法」「問い合わせ先」「結び」にしてください。
詳細の値は【 】の穴にして、テンプレとして使い回せる形にしてください。
受付と参加確定を同じ意味にせず、変更方法をメール返信と決めつけないでください。
過度にかしこまりすぎない、丁寧で読みやすい文にしてください。
3. 【 】を確定情報で埋める
穴を実際の情報で埋め、日付の曜日まで確認します。
4. 変更方法は主催者の正式ルールから書く
メール返信、専用フォーム、電話など、主催者が決めた受付方法を載せます。AIが便利そうな方法を選ばず、期限、連絡先、受付記録の残し方まで正式情報と照合します。
5. テンプレとして保存する
件名も「【受付完了】◯◯講習会（◯月◯日）」の形で固定し、次回からは穴埋めだけにします。
5. 完成例
件名：【申込み受付】［催し名を人が記入］
［宛名を承認済みメールで人が記入］
お申込みありがとうございます。
お申込みを受け付けました。
参加の確定状況：［確定／確認中を受付記録から人が記入］
・日時：［正式案内から人が記入］
・場所：［正式案内から人が記入］
・持ち物・費用：［正式案内から人が記入］
変更・キャンセル：［主催者が決めた方法と期限を人が記入］
問い合わせ先：［正式な窓口を人が記入］
どうぞよろしくお願いいたします。
近い場面の記事として、出店後のお礼メールの文例もあります。
6. 使うときの注意
申込者の個人情報は、受付管理に必要な範囲でだけ扱い、CCでの一斉返信（アドレスが他の参加者に見える形）は使いません。定員締切後の対応（キャンセル待ち等）を行う場合は、その条件も明記します。自動返信を導入する場合も、受付と参加確定の区別、最新の日時・場所、変更方法が現在の運用と合うかを別に確認します。
7. 今日できたこと
- 受付完了を最初に伝える型にできた。
- 主催者が決めた変更方法と問い合わせ先を確認できた。
- テンプレ化して次回から穴埋めだけにした。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：届いたこと、確定か確認中か、次にどこへ連絡するか。そこが分かるメールにしよな。