やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「引き出しに中身の分からないUSBメモリやSDカードがたまっています。情報管理として、なんとなく不安です」
棚卸しは、いきなり中身を見る作業ではありません。まず、媒体を接続せずに外観から仮番号を付け、所有・管理・利用許可・確認担当を分けるところから始めます。中身の確認、移行、消去、廃棄は、職場の情報管理ルールとシステム管理者の指示に従います。
2. 大丈夫です
ほー先輩：棚卸しは、全部開くことやない。開かんまま、誰が判断するか分けるところからやで。
AIには棚卸しの手順を整理してもらいます。データの消去と処分の最終判断は、職場のルールと責任者を通します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場が認めた記録表・仮番号ラベルです。メディアの中身、所有者、機器番号、保管場所、個人情報、認証情報はAIへ渡しません。
所有者が不明、または自分が管理していないUSBメモリ等は、確認のためでも端末へ接続しません。 IPAも、ウイルス感染のおそれから、所有者不明または自分が管理していない外部記録媒体をパソコンへ接続しないよう案内しています（IPA「日常における情報セキュリティ対策」）。見つけた場所から動かす権限や安全な引き渡し方法も、職場の責任者へ確認します。
4. 実際にやってみる
1. 勝手に集めず、外観で仮番号を付ける
共有机、保管庫、他人の引き出しなどから、権限なく媒体を集めません。担当範囲を確認し、接続せずに仮番号、種類、見つけた場所、外観、発見日、現在の保管・引き渡し先を記録します。既存ラベルの内容を公開範囲の広い表へ写す前にも確認します。
2. AIへ棚卸し手順の型を頼む
架空のUSBメモリ・SDカードの棚卸し手順を作ってください。
最初に「実在情報をAIへ入力しない」「不明・未管理の媒体を端末へ接続しない」を置いてください。
項目は、仮番号／所有・管理状況／利用許可／接続せず確認できる外観／確認担当／許可された確認環境／正式保存先／保管・持出し条件／消去・廃棄の判断者／事故報告先。
所有・中身・消去・廃棄を推測せず、職場の規程とシステム管理者へ確認する形にしてください。
3. 管理済み媒体も、許可された環境だけで確認
組織が管理し、接続を許可している媒体でも、接続先、マルウェア検査、閲覧権限、ログ、ネットワーク接続の扱いは職場の手順に従います。「職場のパソコンならどれでもよい」とはしません。確認担当でない人は、中身を開いたりコピーしたりしません。
4. データの移行と媒体の継続利用を分ける
正式保存先へ移す場合も、コピー元にデータが残ること、アクセス権、暗号化、保存期間、重複、原本性を担当者が確認します。媒体を継続利用するかは別の判断です。ラベルには、外から機密内容が分かる名前を書かず、職場の管理番号と台帳で対応させます。
5. 消去・廃棄・紛失疑いは正式手順へ
「不要そう」「初期化した」だけで廃棄しません。媒体の種類、保存していた情報、再利用・返却・廃棄の条件に応じて、消去方法、証跡、物理的な扱い、委託先を職場が決めます。所有者不明、紛失・持出し・無断接続・情報漏えいのおそれがあれば、棚卸しだけで終えず事故報告先へ連絡します。
5. 完成例
【架空の外部記録媒体・接続前台帳】
仮番号：媒体A
種類：USBメモリ
所有・管理状況：未確認
接続：しない
外観確認：破損の有無だけ（記載内容は限定公開）
現在の保管・引き渡し先：職場の手順で確認
確認担当：システム管理者へ依頼
利用許可・確認環境・正式保存先：未確認
消去・廃棄：判断しない
事故報告：紛失・無断接続・漏えいのおそれがあれば正式窓口へ
※すべて架空。実在の管理番号・場所・中身はAIへ入力しない
近い場面の記事として、職場のケーブルの整理と充電器もあります。
6. 使うときの注意
媒体の利用禁止、暗号化、持出し、貸出し、返却、保管、消去、廃棄、委託の条件は組織ごとに異なります。共有サーバーやクラウドも、承認、アクセス権、契約、保存場所、バックアップを確認せず代替にしません。媒体にマルウェアや漏えいのおそれがある場合、自分で調査・消去して証拠や状態を変えず、システム管理者・情報セキュリティ担当の指示を受けます。
7. 今日できたこと
- 媒体を接続せず、外観から仮番号で記録できた。
- 所有・管理・利用許可・確認担当を分けられた。
- 移行・継続利用・消去・廃棄・事故報告を正式手順へ渡せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：開かん、消さん、捨てん。判断できる人へ渡すまでが、最初の棚卸しやで。