やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の連絡網に、辞めた人の番号が残っているのを見つけました。名簿の管理がずっと放置されている気がします」
いい気づきです。棚卸しは、年1回の見直し日を決める、載っている人に確認する、古い情報は消して古い紙は破棄するの三つで回ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：名簿の放置は、悪気やのうて「担当と日付がない」だけや。カレンダーに1日入れたら、それで解決する話やで。
AIには棚卸しの手順を整理してもらいます。名簿の実物や実名はAIへ渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。連絡網・名簿の実際の中身は絶対にAIへ渡しません。
連絡網は個人情報のかたまりです。「必要最小限を、最新の状態で、決めた人だけが持つ」が原則です。
4. 実際にやってみる
1. 利用目的・見直し日・担当を決める
災害・急な休業・業務上の連絡など、何のための緊急連絡網かを先に決めます。年度初めなど、毎年の見直し日を1日決めてカレンダーへ。担当も決めます。
2. AIへ棚卸し手順の型を頼む
職場の連絡網・緊急連絡先名簿の年1回棚卸しの手順を作ってください。
「載っている全員に、記載内容の確認と掲載継続の意思を聞く」「退職・異動した人の情報は削除」「新しい版に日付を入れ、古い版（紙・データ）は回収して破棄」「名簿の保管場所と見られる人を確認」の流れにしてください。
破棄はシュレッダー等の復元できない方法とし、データの古い版も削除することを含めてください。
連絡先の掲載は本人の同意が前提であることを添えてください。
3. 全員に「今の内容でいいか」を聞く
番号の変更だけでなく、「載せてよいか」自体も確認します。緊急連絡先は特に、本人の同意が土台です。
4. 新しい版に日付を入れる
「2026年7月版」と入れて、どれが最新か一目で分かるようにします。
5. 古い版を回収して破棄する
紙はシュレッダー、データは古いファイルを削除。ロッカーや手帳に残った古いコピーも声をかけて回収します。
6. 試し連絡は訓練だと明示する
緊急連絡網として使う場合は、訓練日時、送信者、返信方法、未回答時の確認手順を責任者と決めます。訓練であることを明記し、実際の災害や出勤指示と誤解させません。
5. 完成例
【架空の連絡網棚卸しメモ】
見直し日：毎年4月第1週（担当：総務当番）
今回：7月20日 臨時実施
・全員に記載確認 → 2名が番号変更、1名は退職につき削除
・新版「2026年7月版」を作成・配布は必要な役割の人のみ
・旧版：紙6枚回収→シュレッダー／共有フォルダの旧データ削除
保管：施錠棚＋権限つきフォルダ
近い場面の記事として、鍵管理台帳テンプレートもあります。
6. 使うときの注意
連絡網の配布範囲は「全員に全部」ではなく、役割上必要な人に必要な分だけが基本です。退職者の情報は速やかに削除し、私物のスマホに残った登録も本人たちに一声かけます。災害時用の緊急連絡網は、この棚卸しと同時に試し連絡（届くかの確認）をしておくと安心です。
7. 今日できたこと
- 年1回の見直し日と担当を決められた。
- 本人確認つきで名簿を最新にできた。
- 古い版を紙もデータも安全に手放せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：名簿が今の姿をしてる職場は、人の情報を大事にしてる職場や。ええ点検やったで。