やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「取引先から『担当が代わります』という挨拶メールが届きました。どう返すのが正解か分からず、返信しないまま数日経ってしまいがちです」
まず、担当交代の連絡が正式なものか、新担当者が何を担当できるか、誰へ何を共有してよいかを確認します。挨拶だけの返信と、案件・契約・支払いなどの業務情報の共有は分けます。急いで詳しい情報まで返信する必要はありません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：まず「ご連絡ありがとうございます」で受け取れる。案件の中身は、担当範囲を確かめてからでええんやで。
AIには、場面別の返信の型を作ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で管理している取引先・契約・案件・連絡先の正式な記録です。
実際の会社名、氏名、メールアドレス、案件、価格、契約、口座、認証情報はAIへ渡さず、架空の設定で型だけを作ります。実際の返信は原資料と責任者の確認を経て作ります。
4. 実際にやってみる
1. AIへ返信の型を頼む
取引先から担当交代の挨拶メールが来たときの返信文を作ってください。
・構成：連絡へのお礼→前任への短い感謝→後任への挨拶→担当範囲と正式連絡先を確認した後に案件を共有する旨→締め
・パターン2つ：正式な連名案内へ返す場合／後任から個別連絡が来て確認が必要な場合
・未確認の案件・権限・連絡先・契約条件を補わない
・送付先とCCは、職場の記録と先方の正式案内で確認する
会社名・案件は架空でお願いします。
2. 前任へのお礼を一言入れる
「これまでご対応いただき、ありがとうございました」のように、確認できた事実の範囲で短く伝えます。退職理由、異動先、個人的な事情は推測したり尋ねたりしません。
3. 業務情報は、相手と共有範囲を確認してから
新担当者の本人確認、担当範囲、受け取れる情報、CC先、共有方法を先方の正式案内と自社責任者で確認します。未公開案件、個人情報、契約・価格、認証情報、添付資料を、挨拶メールへまとめて返信しません。確認前は「案件の詳細は、担当範囲を確認後に共有します」と止めます。
4. 口座・決済・緊急依頼は別経路で確認
担当交代と同時に振込先・決済手段・請求先の変更や緊急送金を求められた場合、メールだけで処理しません。警察庁は、取引先になりすまして振込先変更を指示するビジネスメール詐欺に注意し、メール記載の連絡先ではなく、既に把握している連絡先からメール以外の方法で確認するよう案内しています（警察庁「ビジネスメール詐欺に注意」）。職場の承認・変更手順も省きません。
5. 自社側の情報も更新する
正式に確認できた範囲だけ、連絡先一覧、案件管理、請求・契約の担当欄、共有権限を更新します。旧担当者の記録を削除・上書きする前に、職場の保存・監査・アクセス管理ルールを確認し、変更日と更新者を残します。
5. 完成例
【架空の返信（正式な連名案内へ）】
A株式会社 前任者様、新担当者様
ご丁寧にご連絡いただき、ありがとうございます。
前任者様には、これまでご対応いただきありがとうございました。
新担当者様、今後ともよろしくお願いいたします。
進行中の案件については、担当範囲と正式な共有先を
確認のうえ、当方の担当者から改めてご連絡いたします。
差し支えなければ、担当範囲と今後の連絡先を
正式なご案内としてお知らせください。
今後ともよろしくお願いいたします。
近い場面の記事として、退職・異動の挨拶メール例文もあります。
6. 使うときの注意
メールの表示名、署名、過去メールに似た文面だけで本人・権限を確定しません。添付やリンクも心当たりと正式な送信経路を確認します。取引条件や価格について「これまでどおり」と一方的に確約せず、契約・発注書・合意記録と双方の権限者で確認します。不審点があれば返信や転送だけで処理せず、職場の情報セキュリティ・事故報告手順へ連絡します。
7. 今日できたこと
- 挨拶と業務情報の共有を分けられた。
- 新担当者の本人・権限・共有範囲を確認する項目を作れた。
- 口座変更の別経路確認と、社内記録の更新手順を残せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：丁寧さは、急いで全部送ることやない。確かめて、必要な人へ必要な情報だけ渡すことやで。