やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「予約サービスを3つまで絞ったのに決められません。料金が安いもの、機能が多いもの、使いやすそうなもの。それぞれ資料の書き方も違って、比べるほど混乱します」
候補が増えると難しいのは、情報量より物差しがそろっていないことです。今日はAIにおすすめを決めてもらわず、同じ項目で事実を並べる比較表を作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：決められへんのは優柔不断やからやない。料金と使いやすさを、同じ頭の中で一度に比べてるからや。項目を分けたら、迷いの形が見えてくるで。
3. 今日使うAI・道具
- ChatGPT … 公開された公式情報、または実務と無関係な架空例だけを同じ比較項目にそろえます。非公開の見積・契約・社内条件を扱う場合は、空の比較表だけを作らせます。
機密の見積書や契約書は、全文だけでなく価格・範囲・納期などの一部も一般向けAIへ転記しません。利用規約、公開価格、更新日、解約条件は公式情報を人が確認します。職場が特定のデータ・目的・AI環境を明示的に許可している場合だけ、その許可範囲に従います。
4. 実際にやってみる
ステップ1：選ぶための空の項目を先に決める
比較項目：費用／利用人数／必要な機能／解約条件／問い合わせ方法
候補A：【空欄】
候補B：【空欄】
候補C：【空欄】
ステップ2：AIには空表、または公開情報だけを頼む
候補を比較する空の表を作ってください。 列は「候補」「目的への適合」「費用」「期限」「必要な準備」「制約」「確認済みの根拠」「確認日」「未確認事項」にしてください。 実際の候補、価格、仕様、期限、契約条件、順位、おすすめ度は作らず、担当者が後から入力できる空欄だけを置いてください。
公開された公式ページの情報をAIで整理する場合も、URL・確認日・資料名を残し、結果を公式ページへ戻って人が照合します。非公開の見積・提案・契約条件は、AIが作った空表を承認された比較文書へ移してから、人が原本を見て記入します。
ステップ3：大事な条件に印をつける
比較表へ確認済みの情報を入れたら、「絶対に必要」「あるとよい」「今回は不要」を人が決めます。AIの順位ではなく、使う人たちの条件で候補を絞ります。
月額だけでなく、初期設定、追加人数、保守、解約、データ移行など、使う期間全体で発生する費用も分けて残します。無料期間の安さと通常利用の費用を同じ欄で比べないようにします。
ステップ4：確認日と出典を残す
料金やプランは後から変わります。比較したページのURL、資料名、確認日を候補ごとに残してください。「いつ見た情報か」が分かれば、決定前にどこを見直すか迷いません。口頭で聞いた内容は、誰にいつ確認したかをメモし、契約前に書面でも確かめます。
データを預けるサービスなら、保存場所、閲覧権限、書き出し方法、退会後の削除も比較項目にします。導入しやすさだけでなく、別の候補へ移るときにデータを持ち出せるかも確認します。
5. 完成例
【絶対に必要】
・5人以上で利用できる
・予約通知がある
候補A：人数○／通知○／解約条件は要確認
候補B：人数は要確認／通知○／メール窓口あり
候補C：人数○／通知は要確認／料金は見積もり
次に確認すること：Aの解約条件、Bの利用人数、Cの通知機能と料金
答えではなく、次に確かめることが見える表になりました。
この段階では、点数や順位を急いで付けません。まず「要確認」を埋め、絶対に必要な条件を満たさない候補だけを外します。残った候補に差が少ないときは、実際に使う人が短い試用を行い、操作のしやすさや問い合わせへの返答も同じ条件で確かめます。
試用する課題、人数、時間を候補ごとにそろえ、実データではなく架空データで試します。結果は「簡単だった」だけで終わらせず、完了できた作業、詰まった場所、必要だった支援を同じ欄へ記録します。
6. 使う前に確認したいこと
AIは最新価格や規約を自動で保証しません。重要な契約、採用、医療、法務、金融などの判断は比較表だけで決めず、責任者や専門家が一次情報を確認します。比較項目自体に偏りがないか、実際に使う人の意見も入れてください。
見積書を受け取って比べる場合は、金額だけでなく範囲・納期・追加費用をそろえる見積書の比較メモが使えます。これから見積もりを頼む段階なら、先に条件をそろえた依頼メールを作ると、後の比較が楽になります。
7. 今日できたこと
- 候補を同じ物差しで並べられた。
- 不明点を埋めず「要確認」として残せた。
- AIのおすすめではなく、自分たちの条件で選べた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：全部そろった完璧な候補は、なかなかない。せやから「何を選ぶか」の前に「何を大事にするか」を決める。表は、その話を始めるためにあるんやで。