やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「問い合わせメモは残しています。でも、一週間で何が多かったのかをまとめられず、同じ説明を繰り返しています」
週次のまとめは、件数、困りごと、未回答、次の対応へ分けると、個別の人を評価せず案内の改善へつなげられます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：全部の会話を写さんでも、困りごとの種類と次の対応だけで見えてくるで。
問い合わせをした人の詳しい事情まで共有する必要はありません。何が分かりにくかったかを、必要最小限でまとめます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、職場で承認された問い合わせ記録です。ChatGPTには問い合わせ本文、分類済みメモ、氏名、連絡先、注文番号、日時や場所、契約、健康、苦情の原文を渡さず、空の週次集計表だけを作らせます。
珍しい出来事や少数のケースは、ほかの情報と組み合わせると人物が分かる場合があります。一般化できない記録はAIへ渡さず、承認された記録の中で扱います。
4. 実際にやってみる
1. AIへ空の週次集計表を頼む
実際の問い合わせ・顧客・注文・契約・日時・場所・分類結果を使わず、問い合わせ週次集計の空の表を作ってください。
欄は「集計期間」「確認元」「総件数」「困りごとの分類」「分類別件数」「未回答・要確認」「次の対応候補」「確認者」にしてください。
件数、分類、問い合わせ内容、回答、対応案は書き込まず、空欄にしてください。
空の表を、職場で承認された週次報告画面へ移します。
2. 承認された記録の中で、同じ意味のメモを人が寄せる
問い合わせ記録を見られる担当者が、明らかに同じ内容だけを一つの種類へ寄せます。曖昧なものは無理に分類しません。少数例や珍しい事情を、週次共有へそのまま転載しません。
3. 件数を数える
元メモの数と分類後の合計が一致するか、承認された記録の中で人が照合します。
4. 未回答を分ける
正式な答えがないもの、担当確認が必要なものは「未回答・要確認」へ置きます。AIに回答を作らせません。
5. 次の対応を候補にする
掲示の見直し、FAQ候補、担当への確認など、話し合う候補として書きます。実施をAIだけで決めません。
6. 元メモと照合して共有する
合計件数、分類、未回答を確認し、職場で次に直す案内を一つだけ決めます。
5. 完成例
【件数】5件
【多かった困りごと】
- 変更方法：2件
- 受付時間：2件（うち休日対応1件は未回答）
- 持ち物：1件
【未回答・要確認】
- 休日の受付時間は担当へ確認
【次の対応候補】
- 変更方法をFAQ候補にする
- 受付時間の案内へ休日対応を追記するか職場で検討する
完成例は架空です。問い合わせた人の属性や理由を作らず、案内を直す手がかりだけを残しています。
6. 使うときの注意
件数が少ないうちは「多い傾向」と断定しません。問い合わせ件数を人や部署の評価へ直結させず、案内、手順、回答の見直しに使います。
7. 今日できたこと
- 実際の問い合わせをAIへ渡さず、空の週次集計表を用意できた。
- 件数と未回答を分けられた。
- 次に直す案内の候補を一つ作れた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：同じ質問が続くんは、聞く人やなく案内を見直す合図かもしれへんな。