予約枠を減らすとき、既存予約・告知・代替・再開日を確認する

1. 今日の相談

「人員の都合で予約枠を減らします。すでに予約した方へ影響を出さず、案内もそろえたいです」

変更前に、既存予約、新規受付、告知場所、代替候補、個別連絡、再開日、担当者を確認します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：予約枠を減らすことと、受けた予約を変えることは別に見よな。

まず既存予約への影響を切り分けると、新規受付だけを安全に調整できるか判断しやすくなります。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実際の仕事とは無関係な「町内読書会の座席枠を減らす」固定例です。実際の変更期間、既存予約、新規受付、告知場所、代替候補、個別連絡、再開日、担当者、予約者名、連絡先、日時、決済、相談内容はAIへ渡しません。

AIは確認表と告知文の下書きだけに使います。予約変更、キャンセル、返金、優先順位は正式なルールと担当者が判断します。

4. 実際にやってみる

1. 既存予約への影響を確認する

変更対象の期間と枠を正式画面で確認し、予約済みの枠を勝手に閉じません。

2. 新規受付と代替を決める

受付を止める枠、残す枠、別日・別方法の候補を職場で決めます。代替を約束できない場合は「要確認」とします。

3. 告知場所を一覧にする

予約ページ、Webサイト、店頭、SNS、自動返信など、同じ情報が出る場所を洗い出します。

4. AIへ確認表を頼む

実際の仕事とは無関係な「町内読書会の座席枠を減らす」という固定例だけを使い、予約枠変更前後の空欄確認表を作ってください。
「既存予約」「新規受付」「告知場所」「代替候補」「個別連絡」「再開日・見直し日」「担当者」「要確認」に分け、各欄は空欄にしてください。
実際の変更期間、既存予約、新規受付、告知場所、代替候補、個別連絡、再開日、担当者、返金条件を入力する欄は作らないでください。
各欄に、正式な予約台帳・職場ルール・承認済み案内・本番設定画面のどれで人が確認するかだけ添えてください。

5. 変更後に表示を照合する

AIの画面を閉じ、空欄票を承認済みの変更確認書へ移します。実際の既存予約、新規受付、告知、代替、再開日、担当者は、正式な予約台帳・職場ルール・承認済み案内・本番設定画面から人が記入します。変更後は公開枠、案内、自動通知が同じ内容か人が確認します。

5. 完成例

【既存予約】（正式な予約台帳から人が記入）
【新規受付】（承認済み変更範囲と本番設定画面から人が記入）
【告知場所】（職場の案内一覧から人が記入）
【代替候補】（職場ルールと責任者決定から人が記入）
【再開日・見直し日】（承認済み予定から人が記入）
【変更後】（本番表示と案内を人が照合して記入）

6. 使うときの注意

予約済みの方への変更や不利益をAIだけで決めません。緊急時や安全上の停止は、通常の案内作成より職場の緊急手順を優先します。

7. 今日できたこと

• 既存予約と新規受付を分けられた。
• 告知場所と代替候補を整理できた。
• 再開日または見直し日を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：閉じる枠だけやなく、残す約束と戻す日まで見えたら安心やで。

予約枠を公開する前は定員・締切・変更方法の確認、受付を止める案内は一時停止の確認へ進めます。