AIに文章を短くしてもらう前に、残す条件と読む場所を決める

1. 今日の相談

「AIに案内文を作ってもらったら長くなりました。『もっと短く』と頼むと、日時や注意まで消えそうです」

短くする前に、読む相手、読む場所、残す事実、変えない数字・禁止、削れる説明、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：何文字にするかより、消したら困る物を先に決めたら頼みやすいで。

最初から文字数だけを指定せず、どこで読む文章かをAIへ伝えます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと個人が分かる情報を含まない架空の下書きです。実名、連絡先、顧客情報、未公開情報はAIへ渡しません。

AIに法令、安全、料金、期限、禁止、正式な約束を削ってよいか判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 読む場所を一つ決める

メール、店頭掲示、チャット、口頭メモでは、読める長さと必要な情報が違います。

2. 残す物を三つ囲む

事実、数字、次の行動など、今回残す物を元メモから選びます。

3. 変えない条件を別にする

日時、金額、否定、禁止、例外、問い合わせ先は短くする前後で照合します。

4. AIへ二案だけ頼む

次の架空の下書きを、短い案へ直してください。
読む場所は「店頭の小さな掲示」、読む相手は「初めて来る人」です。
「残す事実」「変えない数字・禁止」「次の行動」は削らないでください。
元の下書きにない事実を足さず、短い案を2案だけ出してください。
削った内容も別に示してください。

5. 元メモへ戻って読む

短い方を自動採用せず、必要な条件が残り、誤解が増えていないか人が確認します。

なぜ残す条件と読む場所を先に決めるのか：AIに文章を短くしてもらうと、大事な条件まで削られることがあります。残す条件と、どこで読まれるか（掲示・メールなど）を先に決めてから頼むと、短くても必要なことが残ります。

よくある失敗

• 残す条件を決めずに、短くしてもらう
• 読む場所を考えず、長さが合わない
• 短くした文を、元の文と照らさない
• 入力してよい文章かを、確かめない

5. 完成例

【読む場所】小さな店頭掲示
【残す事実】受付方法が変わる
【変えない数字】開始日は要確認
【変えない禁止】元メモにある場合だけ残す
【次の行動】受付で確認
【削った内容】背景説明の重複

近い場面として、報告に使うグラフを、目的・データ・確認項目から選ぶもあります。

6. 使うときの注意

短いほど分かりやすいとは限りません。契約、医療・安全、緊急対応、料金、返金、法令に関わる文章は、職場の正式様式と確認者を優先します。

7. 今日できたこと

• 文章を読む場所と相手を決められた。
• 消してはいけない条件を先に残せた。
• 短くした前後を元メモと照合できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：短くなったかより、必要な人が次に動けるかを最後に見よな。

追加修正は残す点・変える点・足さない点の伝え方、言い換えは残す意味・変える調子・確認語の決め方へ進めます。