引き継ぎの未確認情報を、事実・仮置き・確認先・期限へ分けて残す

1. 今日の相談

「引き継ぎ書を作っていますが、まだ返事待ちの予定や仮の担当があります。空欄を埋めた方がよいでしょうか」

未確認情報を、確認済み事実、仮置き、確認先、確認期限、影響、次の担当、要確認へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：未確認と書けてたら、後任は次に何を確かめるか分かるで。

きれいに埋まった表より、確定と仮置きが見分けられる表の方が安全です。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、職場で承認された引き継ぎ書・業務システムです。

AIには実際の引き継ぎメモを架空化して渡さず、実務と無関係な架空例から空の引き継ぎ表だけを作ってもらいます。実名、連絡先、顧客情報、契約、認証情報、機密資料だけでなく、実際の予定・状態・担当・期限もAIへ渡しません。

4. 実際にやってみる

1. 確認済み事実だけを拾う

正式に決まった日付、状態、担当を、承認された記録と照合します。

2. 仮置きを別欄にする

口頭予定、返事待ち、候補は、確定欄へ混ぜず「仮置き」と明記します。

3. 次の確認行動を残す

誰が、どの資料・相手へ、いつまでに確認するかを書きます。

4. 実務と無関係な架空例で、空の引き継ぎ表を頼む

次の実務と無関係な架空例を参考に、未確認情報を扱う空の引き継ぎ表を作ってください。
「項目」「確認済み事実」「仮置き」「確認先」「確認期限」「影響」「次の担当」「要確認」の記入欄を作ってください。
担当者、期限、相手の返答、対応可否を推測して補わないでください。
架空例の内容を完成した表へ残さず、確認できない内容を「要確認」のまま残せる型にしてください。

【架空例】地域の読書会で、次回の本と会場がまだ決まっていない。

5. 空の表を正式な引き継ぎ書へ移し、後任と読み合わせる

実際の項目、事実、仮置き、確認先、期限、影響は、承認された記録から人が記入します。確定情報だけでなく、確認待ちが業務へ与える影響と次の連絡方法を人同士で確認します。

5. 完成例

【項目】（正式な引き継ぎ書で人が記入）
【確認済み事実】（承認された記録から人が記入）
【仮置き】（確定と混ぜず人が記入）
【確認先】（正式な資料・担当を人が記入）
【確認期限】（職場で決めて人が記入）
【影響】（確認できた範囲を人が記入）
【次の担当】要確認

これはAIが作った空の型です。架空例の読書会情報も、実際の案件情報も含めません。

6. 使うときの注意

実名や正確な連絡先へ戻すのは、承認された引き継ぎ書や業務システムの中だけにします。認証情報は場所や管理方法だけを引き継ぎ、値を複製しません。

7. 今日できたこと

• 確認済み事実と仮置きを分ける空の表を作れた。
• 確認先と期限を次の行動として残せた。
• 実際の引き継ぎ情報をAIへ渡さず、未確認を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：分からんことに名前を付けたら、次の人は迷いにくいで。

一週間の流れは担当・締切・注意点から引き継ぐ方法、お客様要望はできる・確認する・できないへ分ける方法へ進めます。