やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「AIの回答が分かりやすかったので、職場の共有メモへ残したいです。回答だけ貼ると、正式な手順のように見えないでしょうか」
保存前に、目的、安全な質問要旨、作成日、AI回答の要旨、確認済み、未確認、正式資料、使える範囲、共有範囲、管理責任者、見直し・廃止条件へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：答えだけ切り取らず、何を聞いて、どこまで確かめたかも一緒に残そな。
AIの回答は作成時点の参考情報として扱い、職場の正本や承認済み手順と見た目・保存場所を分けます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の回答です。顧客情報、職員評価、契約、認証情報、未公開計画、実際の社内文書、元プロンプトや回答に残った秘密情報は未承認AIや共有メモへ渡しません。
AIに回答の正しさ、正式手順への採用、共有範囲、更新不要、廃止不要を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 元の質問をそのまま貼らず、安全な要旨にする
回答がどの目的・条件に対するものか分かる要旨を人が作ります。元の質問に顧客、職員、契約、内部URL、認証情報等が含まれる場合は、名前の置換だけで共有せず、正式な情報管理手順に従います。
2. 確認済みと未確認を分ける
正式資料で確かめた点、まだ人に聞く点、AIが提案しただけの点を混ぜません。出典らしいURLや規程名も実在・最新版・主張との一致を人が原典で確かめます。
3. 利用・共有・廃止の条件を決める
どの業務の下書き・確認補助まで使えるか、誰まで見られるか、最終判断者は誰かを残します。規約・法令・職場手順・担当・AIサービスの変更、事故や誤りの発見を見直し条件にし、更新されないメモを廃止する担当も決めます。
経済産業省・総務省のAI事業者ガイドライン（最新版案内）と個人情報保護委員会の生成AI利用の注意喚起も確認し、職場のAI利用ルールを優先します。
4. AIへメモの型を頼む
次の架空のAI回答を、職場で再利用するための参考メモにしてください。
「目的」「安全な質問要旨」「作成日」「AI回答の要旨」「確認済み」「未確認」「正式資料」「使える範囲」「使わない場面」「共有範囲」「最終判断者」「見直し条件」「廃止条件」「管理責任者」に分けてください。
回答の正しさ、正式手順への採用、共有範囲、更新不要、廃止不要を推測しないでください。
「AIが作った参考情報で、職場の正本ではない」と明記してください。
元プロンプト、顧客・職員・契約・認証・内部URL等を転記する欄は作らないでください。
5. 責任者が利用・共有・廃止を管理する
回答をそのまま手順書へ上書きせず、責任者が正式資料との違い、共有範囲、利用期限を確認します。確認日と確認者がないメモを承認済み手順の代わりに使いません。
5. 完成例
【目的・質問要旨】架空業務Aの整理条件を確認
【作成日】記録時に入力
【AI回答の要旨】参考案・職場の正本ではない
【確認済み】正式資料と一致した範囲だけ
【未確認】担当者・期限・例外
【利用・共有範囲】確認補助まで／共有先は責任者が確認
【見直し・廃止】規程・担当・AI変更時／期限超過時
【責任者】利用範囲と廃止を人が確認
6. 使うときの注意
AIの回答は後から変わることがあり、同じ質問でも条件によって内容が変わります。保存した文章だけを根拠にせず、最新の公式情報と職場の正本へ戻ります。古いメモが検索で上位に出ても、更新済み・承認済みとは限りません。
7. 今日できたこと
- 安全な質問要旨と回答要旨を一組で残せた。
- 確認済みと未確認を分けられた。
- 正本ではないこと、利用・共有範囲、見直し・廃止条件を明記できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：後の人が迷わんように、答えより先に「どこまで確認したか」を見えるようにしよな。
回答の出典確認は発行元・日付・リンクから確かめる、AIの提案と自分の判断は事実・提案・判断を分けるへ進めます。