AIに文章の雰囲気を変えてもらう前に、残す意味・変える範囲・確認者を決める

1. 今日の相談

「連絡文が固いので、AIでやわらかくしたいです。意味が変わらないか心配です」

依頼前に、読む人、伝える目的、残す事実、変えない条件、変える範囲、避ける表現、比較方法、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：「やわらかく」だけやと、大事な条件まで弱くなることがあるで。

AIには実際の文章を渡さず、無関係な架空例から言い換えの確認手順だけを作ってもらいます。実際の文の言い換えと、事実、期限、金額、対象、条件、禁止の確認は承認された文書画面で人が行います。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと承認された文書画面です。ChatGPTには実際の文章、取引条件、未公開情報、人事情報を渡しません。

AIに元文にない事実、理由、感情、評価、期限、例外を付け足させません。

4. 実際にやってみる

1. 絶対に残す意味を先に抜き出す

日時、金額、対象、依頼内容、禁止、必須条件など、変えてはいけない内容を原文から拾います。

2. 変える範囲を一つにする

語尾、文の長さ、専門用語、順番のうち、今回変えるものを絞ります。

3. 避けたい表現を書く

断定、威圧的な語、過度な謝罪、曖昧な期限など、用途に合わない表現を指定します。

4. AIへ空の確認表を頼む

実際の文章を使わず、文章のトーンを変更する前後の空の確認表を作ってください。
欄は「読む人」「残す事実」「変えない条件」「変える範囲」「変更前」「変更後」「差分」「確認者」にしてください。
実際の文章、相手、事実、期限、金額、条件は書き込まず、空欄にしてください。

空の表を承認された文書画面へ移し、人が原文を読みながら言い換え候補と差分を記入します。

5. 差分を一行ずつ確認する

原文と候補を並べ、削除、追加、弱まった表現を確認します。送信する人が最終文を決めます。

5. 完成例

【読む人】架空の取引先A
【残す事実】資料の提出期限は架空日B
【変えない条件】期限と必須資料は曖昧にしない
【変える範囲】語尾と文の長さ
【要確認】提出方法は正式資料と照合

6. 使うときの注意

「やわらかく」「親しみやすく」という指示は、重要な条件や深刻さまで弱めることがあります。事実と条件は、受け取りやすさと分けて確認します。

7. 今日できたこと

• 残す意味と変える範囲を分けられた。
• AIに元文にない事実を付け足させなかった。
• 原文と候補の差分を人が確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：言い方がやさしくなっても、大事な日と条件ははっきり残そな。

文章の長さは残す条件と読む場所から決める、送信前は固有名詞・数字・期限・対象を確認するへ進めます。