見積もりの有効期限を過ぎたら、条件・在庫・新しい期限を確認するメールを書く

1. 今日の相談

「使いたい見積書の有効期限が過ぎていました。同じ金額でお願いできるか聞きたいです」

旧見積の事実と、価格、在庫、納期、新しい期限、正式発注の手順を分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：期限切れに気づいた今、注文の前に確かめたらええで。

値上げや在庫切れを想像せず、現在の条件を短く質問します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、職場で承認されたメール画面・見積管理記録です。

社名・担当者・商品名・金額・見積番号を置き換えても、条件の組合せから取引を推測できる場合があります。AIには実際の見積書や取引条件を渡さず、実取引と無関係な架空例から空の確認メール型だけを作ってもらいます。

4. 実際にやってみる

1. 旧見積の事実を書く

発行日、有効期限、品目、数量、希望時期を確認します。

2. 今聞くことを分ける

価格、在庫、納期、送料、条件変更、新しい有効期限を質問にします。

3. 確認と発注を分ける

このメールは条件確認であり、正式発注ではないことを明記します。

4. 実取引と無関係な架空例で、空のメール型を頼む

次の実取引と無関係な架空例を参考に、見積期限後の再確認メールの空の型を作ってください。
「旧見積の特定」「現在の価格・在庫・納期の確認」「新しい有効期限」「正式発注ではないこと」の記入欄を、この順にしてください。
値上げ、在庫切れ、相手の事情、発注承認を推測しないでください。
責める表現や、回答前に注文が確定したような表現は使わないでください。
架空例の品名・日付・条件を完成した型へ残さないでください。

【架空例】工作クラブが紙の星形カードの見積期限後に、現在の条件を確認する。

できた空の型を承認済みメールへ移し、見積番号、発行日、品目、数量、現在確認したい条件は、人が見積原本から記入します。

5. 回答を正式手順へ戻す

新しい見積書を受け取り、社内承認と発注手順を終えるまで注文確定として扱いません。

5. 完成例

件名：お見積条件の再確認（［品名を人が記入］）

以前いただいた［見積番号・品名を人が記入］のお見積りについて、有効期限を過ぎているため、現在の条件を確認させてください。
［確認が必要な価格・在庫・納期等を人が記入］と、新しいお見積りの有効期限をご案内いただけますでしょうか。
本メールは条件確認であり、正式な発注ではありません。回答後、社内手続きを進めます。

AIが作るのは空の文型までです。実際の品名・条件・宛先・添付は、見積原本と承認済みの管理画面を見ながら人が記入します。

6. 使うときの注意

金額、税、送料、支払い、契約、在庫、納期をAIに決めさせません。旧見積の条件を転記するときは原本と照合し、誤送信を避けるため宛先・添付・品目を人が確認します。緊急調達は職場の承認手順を優先します。

7. 今日できたこと

• 旧見積と現在の確認事項を分ける空のメール型を作れた。
• 条件確認と正式発注を区別できた。
• 実際の取引条件をAIへ渡さず、回答後の社内手順まで残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：期限が切れた紙を直すんやなく、いまの条件が載った新しい正本をもらおな。

最初の見積もりを頼むときは見積もり依頼メール、複数案を比べるときは見積もり比較の条件整理へ進みます。