予約フォームの入力項目を増やす前に、必要性・入力負担・保存期間を確認する

1. 今日の相談

「予約フォームに質問を追加したいです。念のため聞いておきたい項目を全部必須にしてよいでしょうか」

追加前に、質問の目的、必須・任意、回答する人、利用する人、保存期間、削除、入力しない場合の代替手段へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：聞けるから集めるんやなく、予約を進めるために必要かを一つずつ見よな。

AIには確認表と短い説明文の型だけを頼みます。収集の必要性、必須化、同意、保存期間、削除、予約可否は、業務目的とプライバシールールを確認できる担当者が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「公民館の会議室予約フォームに「使う人数」を足したい」です。AIには空欄の確認表だけを作らせます。実際の質問、目的、利用者、保存先、保存期間、削除担当、予約、氏名、連絡先、回答内容、健康・家庭・決済情報、管理画面URLはAIへ渡しません。

AIに必要な個人情報、必須項目、同意成立、予約可否、保存・削除完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 質問ごとの目的を書く

誰が、予約前・当日・後日のどこで使うかを書けない項目は、いったん追加候補から外します。

2. 必須・任意・聞かないへ分ける

回答がなくても予約できるか、当日に口頭確認できるか、別の安全な連絡経路があるかを確認します。

3. 保存と削除を確認する

閲覧者、通知メールへの記載、CSV出力、連携先、保存期間、削除権限者、解約後の扱いを確認します。

4. AIへ確認表の型を頼む

固定の練習例「公民館の会議室予約フォームに「使う人数」を足したい」を見本に、予約フォームの項目追加前に使う空欄の確認表を作ってください。
「質問」「目的」「必須・任意・聞かない」「利用する人」「利用する時点」「保存先」「保存期間」「削除担当」「代替手段」「要確認」に分けてください。
必要な個人情報、必須項目、同意、予約可否、保存・削除完了を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の質問、目的、利用者、保存先、保存期間、削除担当、予約、氏名、連絡先、回答内容、健康・家庭・決済情報、管理画面URLは入力しないでください。
各欄の末尾に「個人情報の取扱手順・予約システムの仕様・責任者へ戻る」と添えてください。

5. 練習用データでスマホ確認する

AIが作った空欄の表を承認済みの確認記録へ移し、人が目的と正式ルールから記入します。質問の長さ、必須表示、説明、エラー、確認画面、通知メールをスマホで確認します。

5. 完成例

【質問】＿＿（追加候補の質問を人が記入）
【目的】＿＿（誰がいつ使うかを書けるときだけ記入）
【必須・任意・聞かない】＿＿（担当者が決めて記入）
【利用する人】＿＿（正式な運用から記入）
【利用する時点】＿＿（予約前・当日・後日のどれかを記入）
【保存先】＿＿（予約システムの仕様を確認して記入）
【保存期間】＿＿（職場ルールを確認して記入）
【削除担当】＿＿（管理権限者を記入）
【代替手段】＿＿（当日の受付で伝えられる案内を記入）

AIが必須化や保存期間を決めず、目的と正式ルールへ戻しています。

6. 使うときの注意

病歴・健康診断結果・障害に関する情報などは、内容によって個人情報保護法上の要配慮個人情報に当たります。家庭事情も個人を識別できる形なら個人情報になり得ますが、すべてが法的な「要配慮個人情報」に当たると一括りにはしません。どちらも「念のため」では集めず、利用目的、取得に必要な手続、閲覧者、保管、削除、別の確認方法を担当者が確認します。

フォームへ入力できないことを理由に予約できない設計へする場合は、その根拠と代替手段を担当者が確認します。

7. 今日できたこと

• 質問の目的と利用する時点を分けられた。
• 必須・任意・聞かないを人が決められた。
• 保存期間と入力しない場合の代替手段を残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：項目を増やす前に、聞かなくても困らへん方法がないかも見よな。

予約サービス自体を選ぶときは確認したい条件を整理する方法、送信元を変えるときは予約メールの送信元変更前の確認方法へ進めます。