文字起こしの自動要約を使う前に、対象・指示・原文照合・保存先を確認する

1. 今日の相談

「会議の文字起こしが長いので、自動要約を使いたいです。重要な発言が抜けないか心配です」

実行前に、対象範囲、要約の目的、残す項目、除外する範囲、原文照合、確認者、共有、保存、削除へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：先に「何を残すか」を決めたら、短くなった文を確かめやすいで。

AIには要約前確認表の型だけを頼みます。発言の重要度、決定事項、担当者、期限、正式記録への採用は、原音・原文・承認済み記録を見て人が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「公開済みの町内読書会音声を要約する前の確認」です。AIには空欄の確認表だけを作らせます。実際の目的、対象範囲、録音、文字起こし本文、参加者名、顧客情報、会議URL、共有先、保存先、パスワード、認証情報はAIへ渡しません。

AIに発言意図、重要度、決定・保留、担当、期限、要約の正しさ、共有可否を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 要約する目的を一つにする

決定事項の確認、次回までの宿題、論点の見取り図など、今回の用途を一つに絞ります。用途が違えば、残す項目も変わります。

2. 対象と除外を決める

会議全体ではなく、承認された一つの議題や時間帯から試します。雑談、休憩、個別相談など要約対象外の範囲も明記します。

3. 残す項目を先に並べる

決定、保留、担当候補、期限候補、数字、否定表現、条件、出典時刻を分けます。「候補」は原文照合前に確定へ変えません。

4. AIへ確認表の型を頼む

固定の練習例「公開済みの町内読書会音声」を見本に、文字起こしの自動要約前に使う空欄の確認表を作ってください。
「目的」「対象範囲」「除外範囲」「残す項目」「数字・否定・条件」「原文照合」「確認者」「共有先」「保存先」「削除」「要確認」に分けてください。
発言意図、重要度、決定事項、担当、期限、要約の正しさ、共有可否を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の目的、対象範囲、録音、文字起こし本文、実名、顧客情報、会議URL、共有先、保存先、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「承認済み記録・原音・原文・確認責任者へ戻る」と添えてください。

5. 要約から原文へ戻って照合する

AIが作った空欄の表を承認済みの記録へ移し、目的、対象、除外、共有先、保存先を人が正式資料から記入します。承認された環境で要約した後、各行に対応する原文と時刻を人が確認します。数字、単位、否定、条件、誰の発言かが違えば、要約を直して再確認します。

なぜ自動の要約を、原文と照らすのか：文字起こしの自動の要約は、短くする中で、大事な決定や否定の言葉が落ちることがあります。要約する対象と指示を決め、要約を原文と照らしてから使うと、誤った要約が広がることを防げます。

よくある失敗

• 自動の要約を、原文と照らさずに共有する
• 決まったことと、話し合い中のことが混ざる
• 否定の言葉が落ちて、意味が変わったことに気づかない
• 要約を保存する場所を、決めていない

5. 完成例

【目的】＿＿（人が承認済み記録から記入）
【対象範囲】＿＿（人が原音・原文と承認範囲から記入）
【除外範囲】＿＿（人が正式な記録ルールから記入）
【残す項目】＿＿（確認責任者が決定）
【原文照合】＿＿（人が時刻と原文を照合して記入）
【確認者】＿＿（職場の正式な担当を記入）
【共有先】＿＿（承認済みの共有先を人が記入）
【削除】＿＿（人が保存場所ごとに確認して記入）

AIの短い文だけで決定を確定せず、原文と確認者へ戻しています。

近い場面として、録音ファイルを文字起こしへ再アップロードする前に、同意・重複・保存先を確認するもあります。

6. 使うときの注意

自動要約は、似た話題をまとめる過程で例外、否定、条件、少数意見を落とすことがあります。「決まった」と「案として出た」、「不要」と「今は不要」を分けて照合します。

要約を削除しても、元録音、文字起こし、書き出し、共有先の複製まで消えるとは限りません。保存場所ごとに確認します。

7. 今日できたこと

• 要約の目的と対象範囲を絞れた。
• 残す項目と原文照合の順番を決められた。
• 共有・保存・削除を別々に確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：短くするほど、数字と「ない」の言葉は元へ戻って見よな。

決定と保留を分ける場合は文字起こしから決定事項と保留を分ける方法、数字や否定は原音と照合する方法へ進めます。