やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「新しい会計ソフトへ期首残高を入れたいです。どの資料の数字を使えばよいでしょうか」
入力前に、対象年度、基準日、元資料、科目、補助項目、未処理、差額、入力者、確認者、入力後の出力へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：数字を急いで埋める前に、元の資料と基準日をそろえたらええで。
AIには入力前確認表の型だけを頼みます。採用する残高、科目、税区分、会計・税務処理、差額の調整は、正式資料と職場の会計担当・専門窓口で人が判断します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の会計を新しい家計簿ソフトへ引き継ぐ」です。AIには空欄の確認表だけを作らせます。実際の対象年度、基準日、元資料、科目、補助項目、未処理、差額、残高、取引、口座、証憑、決算書、申告データ、契約番号、ログイン情報はAIへ渡しません。
AIに採用金額、科目、税区分、差額の理由、期首残高の確定、入力成功を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 年度と基準日を一行にする
どの年度の、いつ時点の残高かを明記します。締め処理の前後や移行日が混ざらないようにします。
2. 元資料を正式なものに絞る
承認済みの残高一覧、決算資料、旧システムの確定出力など、職場で採用する資料名と版を確認します。下書きや途中出力を混ぜません。
3. 科目と補助項目の対応を確認する
旧環境と新環境で名称が似ていても、同じ意味とは限りません。科目、補助項目、部門、取引先などを人が対応づけます。
4. AIへ確認表の型を頼む
固定の練習例「町内会の会計を新しい家計簿ソフトへ引き継ぐ」を見本に、会計ソフトの期首残高入力前に使う空欄の確認表を作ってください。
「対象年度」「基準日」「元資料」「資料の版」「科目」「補助項目」「未処理」「差額」「入力者」「確認者」「入力後の出力」「要確認」に分けてください。
採用金額、科目、税区分、会計・税務処理、差額の理由、入力成功を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の対象年度、基準日、元資料、科目、補助項目、未処理、差額、残高、取引、口座、証憑、決算書、申告データ、契約番号、ログイン情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「承認済みの元資料・会計担当者・確認者へ戻る」と添えてください。
5. 入力後の一覧を元資料と照合する
AIが作った空欄の表を承認済みの確認記録へ移し、人が承認済みの元資料から記入します。合計だけでなく、科目ごと、借方・貸方、補助項目、未処理を確認します。差額があれば自動調整せず、要確認として入力者と確認者へ戻します。
5. 完成例
【対象年度】＿＿（正式資料から人が記入）
【基準日】＿＿（年度開始日の前日時点かを正式資料で確認して記入）
【元資料】＿＿（承認済み資料の名称を人が記入）
【資料の版】＿＿（最終承認版かを確認して記入）
【科目】＿＿（旧環境と新環境の対応を会計担当が確認して記入）
【補助項目】＿＿（対象有無を確認して記入）
【未処理】＿＿（締め後の追加処理がないか確認して記入）
【差額】＿＿（自動で合わせず、理由と元資料を再確認して記入）
【確認者】＿＿（入力者とは別の承認担当を記入）
【入力後】＿＿（出力した一覧と元資料の科目単位の照合結果を記入）
AIが数字や科目を決めず、基準日と正式資料へ戻しています。
6. 使うときの注意
期首残高は後の帳簿や報告へ影響します。この記事は入力作業の整理であり、会計・税務上の判断ではありません。職場の規程、契約条件、必要に応じた専門窓口を優先します。
差額を「調整」項目へ入れて見た目だけ合わせると、原因が追えなくなります。修正履歴と確認者を残します。
7. 今日できたこと
- 年度・基準日・元資料をそろえられた。
- 科目対応と差額を人の確認へ戻せた。
- 入力後の出力と照合担当まで決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：ぴったりに見せるより、違いの理由を追える方が大事やで。
年度切り替え前は未処理・権限・出力を確認する方法、科目追加は既存科目と税区分を確認する方法へ進めます。
