外注先が協力者を加える前に、再委託・閲覧範囲・秘密・終了時処理を確認する

1. 今日の相談

「外注先から、別の協力者にも作業してもらいたいと言われました。そのままお願いしてよいでしょうか」

追加前に、必要性、担当範囲、契約上の再委託条件、承認、閲覧情報、操作権限、秘密、成果物の権利、連絡、終了日、返却・削除へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：先に契約と役割を見たら、急いで全部共有せんでも進められるで。

AIには確認表の型だけを頼みます。再委託を認めてよいか、誰を参加させるか、見せてよい情報、契約変更、成果物の権利は、契約書と承認経路で人が判断します。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実務とは無関係な「工作クラブの展示準備へ別の読書会が加わる」架空例です。実際の必要性、担当範囲、再委託条件、承認、閲覧情報、権限、秘密、権利、連絡、終了、返却・削除条件はAIへ渡しません。

AIに再委託可否、契約適合、秘密情報の共有可否、成果物の権利、費用、承認完了を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 協力者が必要な理由を一つにする

専門作業、納期、確認作業など、追加する目的を確認します。目的が曖昧なまま、案件全体へのアクセスを渡しません。

2. 契約とサービス条件を確認する

再委託の可否、事前承認、秘密保持、個人情報、成果物の権利、連絡責任を正式な契約と利用サービスの最新条件で確認します。

3. 役割ごとに見える範囲を絞る

作業に必要な資料、フォルダ、操作だけへ分けます。過去案件、顧客一覧、契約、請求、管理者権限まで一緒に渡しません。

4. AIへ確認表の型を頼む

次の実務と無関係な架空例を参考に、外注先が協力者を加える前の確認表の空欄だけを作ってください。
「必要性」「担当範囲」「再委託条件」「承認」「閲覧情報」「操作権限」「秘密保持」「成果物の権利」「連絡責任」「終了日」「返却・削除」「要確認」に分けてください。
再委託可否、契約適合、共有可否、成果物の権利、費用、承認完了を推測しないでください。
実名、契約書本文、顧客情報、未公開成果物、共有URL、実アカウント、認証情報を入力する欄は作らないでください。

【実務と無関係な架空例】
工作クラブの展示準備へ別の読書会が加わる。必要性、担当、事前承認、見せる物、できる操作、秘密、作品の扱い、連絡係、終了日、返却を分ける。

実際の必要性、担当範囲、再委託条件、承認、閲覧情報、権限、秘密、権利、連絡、終了、返却・削除条件は含めず、記入欄だけを残してください。

空欄型を承認済みの再委託確認票へ移し、実際の可否・範囲・権限・終了条件は契約、規約、承認記録から人が記入します。

5. 終了時の処理を参加前に決める

アクセス停止、共有リンク、受け取った資料、端末上の複製、バックアップ、作業履歴を別々に確認します。終了日と確認担当も残します。

5. 完成例

【必要性・担当範囲】（承認済み依頼から人が記入）
【再委託条件・承認】（契約と規約から人が記入）
【閲覧情報・操作権限】（権限台帳と承認記録から人が記入）
【秘密保持・成果物の権利】（正式な契約から人が記入）
【連絡責任・終了日・返却・削除・要確認】（責任者が記入）

AIが再委託や権利を決めず、契約と承認へ戻しています。

6. 使うときの注意

元の外注先が責任を持つ場合でも、協力者へ情報が見える事実は変わりません。必要最小限の共有と、問題時の連絡先を決めます。

アカウントを外しても、ダウンロード済み資料や端末の複製まで自動で消えるとは限りません。確認方法を契約と運用に合わせます。

7. 今日できたこと

• 協力者を加える目的と担当範囲を絞れた。
• 再委託条件と閲覧範囲を人の確認へ戻せた。
• 終了時のアクセス停止・返却・削除まで残せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：参加する前に出口まで決めたら、終わるときも迷いにくいで。

参考資料を渡す場合は利用目的・転載・返却を確認する方法、案件終了前は納品・権利・アクセスを確認する方法へ進めます。