予約のキャンセル料を案内する前に、対象・期限・例外・同意を確認する

1. 今日の相談

「キャンセル料の案内を予約画面へ載せたいです。短くしたいですが、どこまで書けば行き違いを減らせますか」

公開前に、対象メニュー、発生時点、算定方法、例外、変更・取消方法、表示場所、同意、問い合わせ先、更新日へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：『前日からかかります』だけやと、時刻も対象も分からへん。予約する前に条件をそろえよ。

AIには案内文の型だけを頼みます。請求の可否、金額、例外、免除、返金は、正式な規程と担当者が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、実際の仕事とは無関係な「町内読書会の座席取消案内」固定例です。実際の対象、発生時点、算定方法、例外、変更・取消方法、同意、問い合わせ先、実予約、顧客名、決済情報、請求履歴はAIへ渡しません。

AIに請求可否、免除、返金、例外適用、個別対応を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 対象と発生時点を確認する

どのメニューに、いつから、どの算定方法が適用されるかを正式な規程から確認します。「前日」なら基準時刻とタイムゾーンも確認します。

2. 例外と変更方法を分ける

店舗都合、天候、体調、日程変更、無断キャンセルなどの扱いを、AIで作らず責任者へ確認します。

3. 予約前に見える場所へ置く

メニュー選択、申込確認、確認メールなど、予約が成立する前に読める場所を確認します。同意の取り方も職場のルールで決めます。

4. AIへ案内文の型を頼む

実際の仕事とは無関係な「町内読書会の座席取消案内」という固定例だけを使い、キャンセル料案内用の空欄文型を作ってください。
「対象」「発生時点」「算定方法」「変更・取消方法」「例外」「表示場所」「同意」「問い合わせ先」「更新日」の順にし、各欄は空欄にしてください。
実際の対象、発生時点、金額、算定方法、例外、免除、返金、連絡先、予約・決済情報を入力する欄は作らないでください。
各欄に、正式な規程・契約・承認済み窓口一覧のどれで人が確認するかだけ添えてください。

5. 全表示を照合する

AIの画面を閉じ、空欄文型を承認済み案内へ移します。実際の条件は正式な規程・契約・窓口一覧から人が記入し、責任者が照合します。予約ページ、確認メール、FAQ、店頭掲示の条件をそろえます。

5. 完成例

【キャンセル条件のご案内】
対象：（正式な規程から人が記入）
発生時点・算定方法：（正式な規程と契約から人が記入）
変更・取消方法：（承認済み案内から人が記入）
例外：（責任者が決定して記入）
問い合わせ先：（承認済み窓口一覧から人が記入）
更新日：（改定記録から人が記入）

AIが請求を決めず、正式な規程へ戻しています。

6. 使うときの注意

キャンセル料の表示や同意には、地域、契約形態、決済方法などで確認事項が変わる場合があります。AIの案内文だけで運用を決めず、規程、契約、必要に応じて専門窓口を確認します。

「聞いていない」と言われたときの受け止め方と照合順は、困った一言に返す 接客フレーズ30にも収録しています（PDF・無料サンプルあり）。

7. 今日できたこと

• 対象と発生時点を分けられた。
• 例外と免除をAIに決めさせず残せた。
• 予約前の表示と同意を確認できた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：守ってほしい条件ほど、申し込む前に読める言葉で置いとこな。

無断キャンセル対策は注意書きより受付ルールを整える方法、公開前は予約枠の定員・締切・変更方法へ進めます。