やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「二つの一覧をAIで一つにまとめたいです。名前が少し違う行を、同じものとして消されませんか」
統合前に、目的、版、識別キー、重複候補、表記ゆれ、空欄、残す基準、除外、照合元、確認者、元版の保管へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：AIには「同じかもしれない行」を集めてもろて、消す判断は人がしよな。
AIには統合前確認表と架空一覧での候補整理だけを頼みます。同一人物・同一案件か、どちらを残すか、空欄を埋めるか、正式版へ採用するかは人が決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の名簿と行事参加者の一覧をひとつにまとめる」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実名、顧客・従業員情報、連絡先、売上、契約、健康情報、認証情報、未公開一覧は承認されていないAIへ渡しません。
AIに同一性、削除、採用値、空欄補完、正式版への採用を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 統合する目的を一つにする
検索しやすくする、更新漏れを探す、担当を確認するなど、用途を決めます。用途が違う一覧を無理に一つへしません。
2. 版と識別キーをそろえる
作成日、対象期間、確認状態を残します。架空IDや正式な項目名など、行を対応づけるキーを人が決めます。
3. 重複と表記ゆれを候補に留める
完全一致、表記ゆれ候補、似ているが別かもしれない行へ分けます。空欄や古い値を自動で埋めません。
4. AIへ確認表の型を頼む
固定の練習例「町内会の名簿と行事参加者の一覧をひとつにまとめる」を見本に、一覧統合前確認表と重複候補の空欄の型を作ってください。
「目的」「版」「識別キー」「完全一致」「表記ゆれ候補」「別項目の可能性」「空欄」「残す基準」「除外」「照合元」「確認者」「元版の保管」「要確認」に分けてください。
同一性、削除、採用値、空欄補完、正式版への採用を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の一覧の中身、実名、顧客・従業員情報、連絡先、売上、契約、健康情報、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「照合元の正式台帳・確認者へ戻る」と添えてください。
5. 候補版を別名で保存する
AIが作った空欄の型を承認済みの確認記録へ移し、人が照合元の正式台帳から記入します。元一覧を上書きせず、統合候補へ確認日と版を付けます。重複候補は元資料と担当者へ戻し、確認後だけ正式版へ反映します。
5. 完成例
【目的】＿＿（統合の用途を一つだけ記入）
【版】＿＿（AとBそれぞれの承認状態を記入）
【識別キー】＿＿（行を対応づける項目名を人が決めて記入）
【完全一致】＿＿（削除せず確認済み候補として記入）
【表記ゆれ候補】＿＿（正式台帳で確認する項目を記入）
【別項目の可能性】＿＿（似ているが別かもしれない行を記入。統合しない）
【空欄】＿＿（未入力・対象外・不明のどれかを人が確認して記入）
【残す基準】＿＿（確認日が新しいだけで採用しない旨など）
【元版】＿＿（AとBを変更せず保管した場所を記入）
AIが行を削除せず、候補と照合元を残しています。
6. 使うときの注意
氏名や会社名が似ていても同一とは限りません。逆に同じ人でも表記が変わることがあります。個人情報を扱う一覧は職場で承認された環境と手順を優先します。
重複を減らす操作は戻しにくいため、元版、変換ルール、確認者、除外件数を残します。
7. 今日できたこと
- 一覧の版・識別キー・残す基準を決められた。
- 重複と表記ゆれを候補として分けられた。
- 元版を上書きせず、人の照合へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：きれいな一表より、元へ戻れる一表を先に作ろな。
二つの表の値を比べる場合は基準日・単位・空欄を確認する方法、表を初めて頼む場合は列名・一行見本を決める方法へ進めます。