やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「更新前と更新後の表をAIで比べたいです。並び順が変わっただけの行まで、変更と出ないでしょうか」
比較前に、目的、版、基準日、比較キー、行と列、単位、表記、空欄、重複、除外、照合元、確認者へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：表を渡す前に、同じものを見比べる準備から始めよな。
AIには比較前確認表と架空データでの差分候補だけを頼みます。どちらが正しいか、空欄の意味、差分の理由、正式な変更は、元資料と担当者が人の目で確認します。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の名簿を去年の版と今年の版で見比べる」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実名、顧客・従業員情報、売上、口座、契約、認証情報、未公開データは、承認されていないAIへ渡しません。
AIに正しい版、空欄の意味、差分理由、重複削除、正式な更新、採用値を判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 比較の目的を一つにする
追加・削除・値の変更・表記差など、今回見つけたい違いを決めます。全部を一度に確定しようとしません。
2. 基準日と版をそろえる
作成日、更新日、対象期間、承認状態を確認します。途中版と確定版を比べる場合は、その違いを先に残します。
3. 比較キーと単位を確認する
行を対応づける架空IDや項目名を決めます。円・千円、分・時間、税込・税別などの単位をそろえます。
4. AIへ確認表の型を頼む
固定の練習例「町内会の名簿を去年の版と今年の版で見比べる」を見本に、比較前確認表と差分候補の空欄の型を作ってください。
「目的」「版」「基準日」「比較キー」「行と列」「単位」「表記」「空欄」「重複」「除外」「差分候補」「照合元」「要確認」に分けてください。
正しい版、空欄の意味、差分の理由、重複削除、正式な更新、採用値を推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の表の中身、実名、顧客・従業員情報、売上、口座、契約、認証情報、未公開データは入力しないでください。
各欄の末尾に「照合元の正式データ・担当者へ戻る」と添えてください。
5. 差分候補を元資料と照合する
AIが作った空欄の型を承認済みの確認記録へ移し、人が照合元の正式データから記入します。追加、削除、値変更、表記差、並び替え、単位差へ分けます。変更に見える行を一つずつ元資料と担当者へ戻します。
5. 完成例
【目的】＿＿（今回見つけたい違いを一つだけ記入）
【版】＿＿（AとBそれぞれの承認状態を記入）
【基準日】＿＿（作成日・更新日・対象期間を記入）
【比較キー】＿＿（行を対応づける項目名を記入）
【単位】＿＿（円千円・分時間・税込税別などをそろえて記入）
【空欄】＿＿（未入力・対象外・削除のどれかを人が確認して記入）
【差分候補】＿＿（AIが挙げた候補を人が転記）
【照合元】＿＿（承認済みの変更記録の名称を記入）
【要確認】＿＿（並び替えだけの行を変更件数へ含めない旨など）
AIが差分候補を出すだけで、正式変更は元資料へ戻しています。
6. 使うときの注意
空欄、ゼロ、「なし」、未入力は同じ意味とは限りません。AIが補完した値を正式表へ戻さず、作成者へ確認します。
二つの表に同じ個人情報が含まれる場合、比較のためにAIへ二重送信することになります。承認環境と必要最小限の項目を確認します。
7. 今日できたこと
- 比較する版・基準日・キー・単位をそろえられた。
- 並び替えと内容変更を分けられた。
- 差分候補を元資料と人の確認へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：AIの差分は答えやなく、確認する場所の付箋として使おな。
比較軸を先に決める場合はAI案を比較する前の確認、数字入り案内へ使う場合は単位・日付・例外の照合へ進めます。