やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「請求書番号を年度入りに変えたいです。途中から変えると、過去の番号と重なったり、検索できなくなったりしませんか」
変更前に、目的、現在ルール、新ルール候補、連番、重複、開始日、過去資料、訂正・再発行、外部連携、確認者、戻し方へ分けます。
2. 大丈夫です
ほー先輩：番号の見た目だけやなく、一枚を検索して元記録まで戻れるかを試そな。
AIには比較表の型だけを頼みます。正式な番号、開始日、訂正・再発行の扱い、法令・経理上の要件は、職場の会計方針と担当者が決めます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の領収書の通し番号の付け方を決め直す」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実請求書、取引先名、金額、口座、税情報、契約、送付先、認証情報はAIへ渡しません。
AIに正式な採番ルール、欠番の処理、訂正・再発行、会計・税務上の扱いを判断させません。
4. 実際にやってみる
1. 変える目的を一つにする
検索しやすくする、部署を分ける、年度を見やすくするなど、目的を一つにします。番号だけで機密情報を表さないようにします。
2. 新旧ルールの境目を決める
開始日、開始番号、年度替わり、欠番、取消、訂正、再発行を分けます。発行済みの請求書番号は見た目をそろえるために変更しません。
3. 連携先と検索を確認する
会計、入金消込、CSV、顧客台帳、メール、保存先で番号が使われていないか確認します。
4. AIへ比較表の型を頼む
固定の練習例「町内会の領収書の通し番号の付け方を決め直す」を見本に、請求書番号ルールの変更前に使う空欄の確認表を作ってください。
「目的」「現在ルール」「新ルール候補」「連番」「重複」「開始日」「過去資料」「訂正・再発行」「外部連携」「検索テスト」「確認者」「戻し方」「要確認」に分けてください。
正式な採番、欠番処理、訂正・再発行、会計・税務上の扱いを推測しないでください。
各欄は空欄にし、実際の番号条件、開始日、過去資料、請求書、取引先名、金額、口座、税情報、契約、送付先、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「正式な会計資料・経理担当者・確認者へ戻る」と添えてください。
5. 練習用の請求書で一巡する
AIが作った空欄の表を承認済みの確認記録へ移し、人が正式な会計資料から記入します。通常、取消、訂正、再発行の練習例を作り、発行、検索、CSV、入金確認、出力を人が照合します。
5. 完成例
【目的】＿＿（人が一つに絞って記入）
【現在ルール】＿＿（正式な管理画面で確認して記入）
【新ルール候補】＿＿（経理担当と決めた形式を記入）
【開始日】＿＿（経理担当が決めて記入）
【重複】＿＿（過去番号と照合した結果を記入）
【訂正・再発行】＿＿（正式な職場ルールを確認して記入）
【外部連携】＿＿（CSV・入金消込・保存先を確認して記入）
【戻し方】＿＿（本番適用前の設定を記録して記入）
AIが採番ルールを決めず、経理方針と正式画面へ戻しています。
6. 使うときの注意
請求書番号は検索や照合に使う管理情報です。分かりやすさだけで顧客名や案件名を埋め込まず、法令・職場規程・会計ソフトの公式仕様を優先します。
7. 今日できたこと
- 新旧ルールの境目と開始日を分けられた。
- 重複、訂正・再発行、外部連携を確認項目にできた。
- 正式な採番を経理担当の判断へ戻せた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：きれいな番号より、元の一枚へ迷わず戻れる番号にしよな。
請求書を取り込む前は期間・重複・承認を確認する方法、勘定科目を増やす前は既存科目・対象・集計への影響を確認する方法へ進めます。
