電話受付時間の変更を、開始日・対象窓口・代替手段から案内する

1. 今日の相談

「電話の受付時間が変わります。Webや貼り紙へ短く案内したいです」

案内前に、開始日、対象窓口、現在時間、新しい時間、曜日、休業日、対象外、時間外の代替手段、緊急時、更新先、旧案内の撤去、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：いつから、どの電話が、何時までか。まず三つを一行でそろえよな。

AIには案内文の下書きだけを頼みます。受付時間、対象窓口、緊急時の連絡先、時間外対応の可否は、正式な運用表と責任者が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内読書会の公開問い合わせ電話の受付時間を変える」です。AIには空欄の案内文型だけを作らせます。実際の開始日、対象窓口、受付時間、休業日、代替手段、実顧客、通話履歴、相談内容、個人の電話番号、非公開の緊急連絡先、認証情報はAIへ渡しません。

AIに受付時間、営業日、緊急度、時間外対応、折り返し時刻、代替窓口を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 変わる窓口を限定する

代表電話、予約、サポートなど、どの窓口が対象かを分けます。全ての電話が変わると決めつけません。

2. 日付と曜日を照合する

開始日、曜日別の時間、祝日、休業日を正式な運用表で確認します。西暦と曜日の組み合わせも照合します。

3. 時間外の次の手段を確認する

Webフォーム、メール、翌営業日の折り返しなど、実際に利用できる手段だけを書きます。緊急窓口は公開可否を責任者へ確認します。

4. AIへ案内文の下書きを頼む

固定の練習例「町内読書会の公開問い合わせ電話」を見本に、電話受付時間変更に使う空欄の案内文型を作ってください。
「開始日」「対象窓口」「新しい受付時間」「休業日」「時間外の代替手段」「問い合わせ先」「要確認」の順にしてください。
受付時間、営業日、緊急度、時間外対応、折り返し時刻、代替窓口を推測して付け足さないでください。
各欄は空欄にし、実際の開始日、対象窓口、受付時間、休業日、代替手段、実顧客、通話履歴、相談内容、個人の電話番号、非公開の緊急連絡先、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「正式な運用表・公開済み窓口一覧・責任者へ戻る」と添えてください。

5. 古い案内を探す

AIが作った空欄の文型を承認済みの案内文書へ移し、人が正式な運用表と公開済み窓口一覧から記入します。Web、検索プロフィール、予約ページ、メール署名、掲示、留守番電話、自動返信に旧時間が残っていないか責任者が確認します。

5. 完成例

【電話受付時間変更のお知らせ】
開始日：＿＿（人が正式な運用表から記入）
対象窓口：＿＿（人が公開済み窓口一覧から記入）
新しい受付時間：＿＿（人が正式な運用表から記入）
休業日：＿＿（人が営業日一覧から記入）
時間外の代替手段：＿＿（責任者が利用可否を確認して記入）
問い合わせ先：＿＿（公開済み窓口一覧から人が記入）

AIが時間や代替手段を作らず、正式な情報を確認する場所を残しています。

6. 使うときの注意

受付時間を変えても、すぐに全ての外部サービスへ反映されるとは限りません。古い案内の撤去と、留守番電話・自動返信の動作確認まで行います。

7. 今日できたこと

• 対象窓口と開始日を分けられた。
• 時間外の代替手段を確認できた。
• 古い案内の更新先を一覧にできた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：変更のお知らせは、新しい時間を書くのと古い時間を消すので一組やで。

臨時休業は営業時間変更の告知3点セット、受付場所の変更は決定済み情報だけで案内する方法へ進めます。