終わった案件のファイルを閉じる前に、完了・保留・破棄候補に分ける

1. 今日の相談

「終わった案件のフォルダや書類がそのままです。次の仕事も始まっていて、どう片づければいいか分かりません」

閉じる前に、資料を完了（残す）・保留（続きがある）・破棄候補の三つに分け、最後に短い完了メモを残します。

2. 大丈夫です

ほー先輩：全部見返そうとせんでええ。三つの箱に放り込むだけなら、15分で終わるで。

AIには分け方の基準と完了メモの型を手伝ってもらいます。実際のファイルや書類の中身は渡しません。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、資料の種類名だけのメモです。契約書・請求書・顧客データなどの実物はAIへ渡しません。

書類の破棄可否や保存年限をAIに判断させません。破棄は「候補」までとし、実行は職場の規程と担当者の確認を通します。

4. 実際にやってみる

1. 対象をひとつの案件に絞る

一番場所を取っている終了案件から始めます。

2. AIへ分け方の型を頼む

終了した案件の資料を片づけるときの分類基準を作ってください。
「完了（残す）」「保留（続き・引き継ぎがある）」「破棄候補」の三つに分け、
それぞれどんな種類の資料が入るかの例と、迷ったときの扱いを添えてください。
保存義務や破棄の可否は判断せず、「規程を確認」と書いてください。
実在の案件名や会社名は使わないでください。

3. 三つに分ける

深く読み返さず、種類で機械的に分けます。迷ったら保留に入れます。

4. 完了メモを1枚だけ残す

案件名、期間、成果物の場所、担当、引き継ぎ事項を5行ほどで書き、完了フォルダの先頭に置きます。

5. 破棄候補は確認に回す

破棄候補の一覧を作り、自分で捨てずに責任者の確認へ回します。保存義務のある書類（契約・経理関係など）は規程を優先します。

なぜ三つに分けて、完了メモを残すのか：終わった案件のファイルをそのまま残すと、あとで探すときに、どれが最終の物か分かりません。残す・まとめる・処分の候補に分け、完了メモを1枚残しておくと、あとから見る人が迷わずにすみます。

よくある失敗

• 終わった案件のファイルを、そのまま放置する
• 最終の版がどれかを、はっきりさせない
• 処分してよいかを確かめずに、ファイルを消してしまう
• 完了メモを残さず、あとから経緯が分からない

5. 完成例

【架空の完了メモ】
案件：架空の設備入れ替え対応
期間：5月〜7月
成果物：完了報告書（完了フォルダ内）
担当：自分（引き継ぎ先：なし）
引き継ぎ事項：保守の連絡先一覧は保留フォルダ参照

分類結果：完了12点／保留3点／破棄候補8点（責任者確認待ち）

近い場面の記事として、取扱説明書の整理方法と保管もあります。

6. 使うときの注意

契約書、経理書類、労務関係は法令上の保存義務がある場合が多く、破棄判断は必ず規程と責任者を通します。共有フォルダの案件データを消すときは、他の人が参照していないか確認してからにします。

7. 今日できたこと

• 資料を三つに分けて閉じられた。
• 完了メモで後から思い出せる形にした。
• 破棄は候補止まりで安全に進めた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：「閉じ方」が上手い人は「始め方」も上手くなる。前の案件が教えてくれるからな。