やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「職場の回覧を回しても、読まれたのか、今どこにあるのかも分かりません。大事なお知らせが伝わっているか不安です」
回覧は、表紙の確認欄、回す順番、期限、読み終えた後の保管場所を決めます。期限時点で未確認の人がいれば、直接の連絡など別の方法で補います。
2. 大丈夫です
ほー先輩：回覧が止まったときに人を責めるんやなく、期限・確認欄・保管先と、届かなかったときの補い方を決めよ。
AIには回覧表紙の型を手伝ってもらいます。お知らせの中身や職場の人の名前は渡しません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。回覧するお知らせの実際の内容、スタッフの実名はAIへ渡しません。
読むのが遅い人を特定して急かすような文面をAIに作らせません。
4. 実際にやってみる
1. 回覧に向くお知らせか確認する
急ぎ・重要（安全や勤務条件など）は回覧に頼らず、朝礼や直接の声かけで伝えます。回覧は「知っておいてほしい」情報向きです。
2. AIへ回覧表紙の型を頼む
職場の回覧に付ける表紙の型を作ってください。
「タイトル」「回覧の目的（ひとこと）」「期限」「確認欄（名前・読んだ日）」「最後の人がすること（保管場所へ戻す）」「質問があるときの連絡先」を入れてください。
読むのが遅い人を責める表現は使わず、短くやさしい文にしてください。
実在の名前や部署名は使わないでください。
3. 期限と順番を書く
「金曜まで」など期限を明記し、回す順番も表紙に書きます。期限時点の確認欄を担当者が点検します。
4. 最後の人の役割を決める
最後に読んだ人が決まった場所（ファイルなど）へ戻す、と表紙に書いておきます。
5. 期限が過ぎたら中身を掲示に切り替える
期限までに回りきらなかったら、直接の声かけや承認された連絡手段で補います。掲示へ切り替える場合も、閲覧権限や掲示してよい内容を職場で確認します。
なぜ期限と順番、最後の人の役割を決めるのか：回覧は、途中で止まると、誰のところで止まっているか分からなくなります。期限と順番を書き、最後の人が戻す役割を決めておくと、回覧が止まったときに早く気づけます。
よくある失敗
- 期限を書かず、回覧がいつまでも終わらない
- 回す順番を決めず、止まった所が分からない
- 最後の人の役割を決めず、回覧が戻ってこない
- 急ぎの用件を回覧で回し、伝わるのが遅れる
5. 完成例
【架空の回覧表紙】
タイトル：休憩室の利用時間変更のお知らせ
目的：8月からの変更内容を知っておいてほしい回覧です
期限：7月25日（金）まで
順番：Aさん → Bさん → Cさん → 保管へ
読んだら名前の横に日付をお願いします。
最後の方は、事務所の「回覧済み」ファイルへ戻してください。
質問は担当まで。
近い場面の記事として、仕事のかぶりを防止する方法もあります。
6. 使うときの注意
個人情報や人事評価に関わる内容は回覧にしません。「読んだ」チェックは周知の記録であり、同意の証明ではありません。規程の変更など同意や説明が必要なものは、職場の正式な手続きで行います。
7. 今日できたこと
- 回覧に表紙と確認欄をつけられた。
- 期限時点で周知状況を点検する担当を決められた。
- 最後の保管まで決められた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：回覧表紙は、期限時点の周知状況を確かめる道具や。届いていない人がおったら、別の方法で補おな。