やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「お客様からのお取り置きを口頭で受けていて、期限を伝え忘れたり連絡先を聞き漏らしたりと、行き違いが何度かありました」
まず、在庫・価格・保管期限・キャンセル・受取時の確認方法を店舗の正式ルールで確かめ、顧客情報は利用目的に必要な項目だけ預かります。メモの型だけで、聞き漏らしや行き違いがなくなるとは限りません。
2. 大丈夫です
ほー先輩：聞き漏らしは、忙しさのせいでも性格のせいでもない。「聞く欄がないメモ」のせいや。欄を作れば埋まるんやで。
AIには受付メモの型と、期限を感じよく伝える言い回しを作ってもらいます。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと、レジ横に置くメモ用紙（複写式なら控えも残せます）です。
実際のお客様の名前や連絡先はAIへ渡しません。型はすべて架空の例で作ります。氏名・連絡先を預かる場合は、利用目的、保管場所、見られる担当者、削除時期を店舗の手順で先に決めます。
4. 実際にやってみる
1. AIへ受付メモの型を頼む
店の「お取り置き・お取り寄せ受付条件確認メモ」の型を作ってください。項目は
「内部受付番号・在庫・価格・数量・区分・受取予定・保管期限・キャンセル条件・受取時の確認方法・連絡が必要か・必要な顧客情報・保管場所・閲覧担当・削除時期・未確認」にしてください。
あわせて、受付時にお客様へ伝える言葉の例を二つ作ってください。
・確認済みの保管期限とキャンセル条件を伝える一言
・入荷日や連絡方法が未確認の場合に、確認後の連絡を案内する一言
在庫・価格・期限・入荷・連絡・本人確認の方法を推測しないでください。
名前や日付はすべて架空の例で。
2. 期限は「具体日＋一言」で伝える
正式ルールで確認した具体日と、期限後の扱いを伝えます。担当者が独自に一週間などと決めません。受付前に在庫・価格・数量も実物と正式画面で確認します。
3. 連絡先が本当に必要か確認する
連絡が不要なら電話番号等を集めません。必要な場合は利用目的を伝え、周囲に聞こえにくい方法や本人が画面・紙で確認できる方法を使います。口頭での復唱を一律の方法にしません。
4. 取り置き棚とメモを対応させる
商品側には店舗の内部受付番号だけを付け、氏名や電話番号を棚から見える状態にしません。顧客情報を含む受付メモは、閲覧できる担当者を限定した保管場所へ置きます。受取時は、店舗が決めた受付番号・氏名等の確認方法に従います。
5. 期限が過ぎたら決めた手順で
期限後の連絡、棚へ戻す時期、前払いや予約金の扱いは店舗ルールや合意条件に従います。「一度連絡して戻す」をAIや担当者が独自に決めません。顧客情報も、期限当日に自動廃棄と決めず、利用目的と職場の保存・削除手順に従います。
5. 完成例
【架空の受付メモ】
内部受付番号：架空A
商品・在庫・価格・数量：正式画面と実物で確認
区分：取り置き
期限・期限後の扱い：店舗ルールで確認して案内
受取時の確認：店舗の指定方法
連絡：必要性と利用目的を確認／不要なら取得しない
顧客情報：権限のある保管場所へ（商品には内部番号のみ）
削除時期：店舗の保存・削除手順で確認
未確認：なしになってから受付を確定
近い場面の記事として、接客の説明のコツ・三つの要点もあります。
6. 使うときの注意
受付メモに書いた氏名・連絡先は個人情報です。個人情報保護委員会の通則ガイドラインは、利用目的をできる限り具体的に特定し、取得・利用・保存・削除等の段階ごとに取扱方法や担当者を定める考え方を示しています。紙を棚やレジ横へ放置せず、不要になった情報は職場の手順で復元できない形に処分します。前払いや予約金を扱う場合は、受付メモだけで処理せず会計ルールへ分けます。
7. 今日できたこと
- 在庫・価格・期限・本人確認の正式条件を分けられた。
- 連絡先を含め、必要な顧客情報だけを選べた。
- 保管場所・閲覧担当・削除時期を受付前に確認できた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：受け付ける前に、何を預かって誰が見るかまで決める。商品も情報も丁寧に預かるんが基本やで。