年間行事計画のたたき台を、去年の記録から作る

1. 今日の相談

「新年度の行事計画を作ることになったんですが、去年の開催日、案内を配った日、準備を始めた日、購入記録が別々のファイルに残っています。担当だった先輩は異動してしまって、どれを見ればいいのか分かりません。結局また白紙から考えています。毎年これの繰り返しで…」

年間行事計画の難しさは、行事を「並べる」ことではありません。昨年は実際にいつ動いたのか——開催日や案内配布日、準備開始日、購入記録が別々に残っていると、今年の会議で使える材料にするだけでもひと苦労です。

今日は、AIには実情報なしの空の年間計画表だけを作ってもらい、昨年の実績と「要確認」は職場の正式な表へ人が記入します。白紙から予定を考えるのではなく、残っている正本から始める行事計画の立て方です。

2. 大丈夫です

ほー先輩：大丈夫やで。AIには空の表だけ作ってもろて、去年の日付は正本を見ながら職場の表へ入れよ。今年の開催日・お休みの日・担当は、職場の会議で決めることや。

線引きを最初に。

• AIには昨年度の行事名・日付・購入・施設・参加者・職員情報を渡さず、空の表だけを作らせます
• 昨年度の実績は、承認された年間計画へ人が正本から転記し、記録にない日付は「要確認」と残します
• 新年度の開催目標日・休業日との調整・人員体制・担当は空欄にし、職場の会議で記入します
• たたき台の役目は、会議を「白紙から考える場」ではなく「決める場」にすることです

3. 今日使うAI・道具

今日使うのは1つだけです。

• ChatGPT（無料で始められます） … 実際の行事記録を渡さず、実績と「要確認」を分ける空の年間計画表を作ってもらいます。

職場で使ってよいか（承認された環境か）の確認も、いつもどおり。

4. 実際にやってみる

ステップ1：承認済みの昨年度記録から、実際の日付だけ書き出す

【架空の記録例】
・七夕会：開催 7月7日／案内配布 6月12日／準備開始 6月19日／購入記録 6月23日
・夏祭り：開催 8月20日／案内配布 7月10日／準備開始 記録なし／購入記録 8月2日
・クリスマス会：開催 12月18日／案内配布 11月15日／準備開始 11月1日／購入記録 記録なし

材料にするのは、職場で承認された年間予定、配布記録、準備記録、購入記録などに実際に残っている内容だけです。記憶で補わず、記録がない欄は「記録なし」のままにします。子ども・保護者・職員・施設を特定できる情報、事故記録、個別支援記録は書きません。

ステップ2：ChatGPTに空の年間計画表を頼む

実際の行事・昨年の記録・日付・予算・参加者情報を使わず、年間行事計画の空の表を作ってください。 欄は「行事名」「昨年度の開催日」「案内配布日」「準備開始日」「購入記録日」「確認元」「新年度の開催目標日」「休業日との調整」「人員体制」「担当」「要確認」にしてください。 行事名、日付、担当、予算、会場、参加者、昨年の実績、今年の決定は書き込まず、空欄にしてください。

空の表を承認された年間計画へ移し、人が昨年度の正本から実績を転記します。

ステップ3：たたき台を、職場の会議で確定する

• 表に入った昨年度の日付を元の記録と照合します。「要確認」は、承認済みの記録で確かめられた場合だけ追記します
• 新年度の開催目標日・休業日との調整・人員体制・担当の割り当ては、職場の会議で決めます
• 会議で決まった内容こそが計画です。たたき台に上書きして、決定版には「決定日と決めた場」をひとこと書いておくと、来年のあなたが助かります
• 行事が終わるたびに反省を書き足していけば、来年はもっと精度の高いたたき台になります

5. 完成例

架空の昨年度記録を使った例で見てみましょう。クリスマス会の行だけ抜き出すと、こんな形です。

アフター（職場の表へ人が記入した架空例・抜粋）

■ クリスマス会
【昨年度の記録から転記】
・開催日：12月18日
・案内配布日：11月15日
・準備開始日：11月1日
・購入記録日：要確認（記録なし）

【新年度の欄】
・開催目標日：職場会議で記入
・休業日との調整：職場会議で記入
・人員体制：職場会議で記入
・担当：職場会議で記入

昨年度に残っていた日付と、記録がなく「要確認」の箇所を人が分けています。会議ではこの実績を材料に、職場の予定と体制を確認しながら新年度の欄を決めます。

6. 使う前に確認したいこと

この使い方の値打ちは、行事の計画が毎年ゼロからではなく昨年の実績から始められることです。記録を表にする→会議で新年度を決める→終わったら実績を残す。この回転が、職場の記憶になります。

線引きをもう一度。昨年度の行事名・日付・購入・施設・参加者・職員・事故・支援記録はAIへ入れない。新年度の日付・休業日・人員体制・担当は職場の会議で確定する。AIの役目は空の表を作るところまでです。

この計画と対になるのが、行事ごとの役割分担表と、終わったあとの引き継ぎメモ。行事の中身のアイデア出しにはレクネタの出し方が使えます。年間計画→当日の分担→来年への引き継ぎ、で行事の一年がつながります。

7. 今日できたこと

• 年間行事計画を「白紙から」ではなく「去年の記録から」作る形に変えられた。
• 承認済みの昨年度記録から、実績と「要確認」を分けたたたき台ができた。
• 新年度の日付と体制は職場の会議で決める——AIは空の表まで、の線が引けた。

来年の今ごろは、反省の書き足されたこの表が、そのまま次のたたき台になります。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：「毎年同じ苦労」はな、誰かがサボってたからやのうて、記録する仕組みがなかっただけや。今年のあなたが実績表を残したら、来年の誰かは白紙から始めんで済む。職場の記憶は、こうやって一枚ずつ増えていくもんやで。