AIに二つの文章をまとめてもらう前に、同じ事実・違う条件・出典を分ける

1. 今日の相談

「古い案内と新しいメモをAIに渡して、一つの文章にしたいです。違う条件を勝手に混ぜませんか」

統合前に、同じ事実、違う条件、古い可能性がある情報、出典、未確認、採用する人へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：AIに先にまとめさせず、違うところへ印を付けてから頼もう。

AIには比較表と統合案の型だけを頼みます。どちらが最新か、条件を両立できるか、正式文として採用できるかは、原本と確認者を持つ人が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTと、固定の練習例「町内会の行事案内が、掲示板の紙と回覧のプリントで少し違う」です。AIには空欄の型だけを作らせます。実名、顧客情報、契約、金額、未公開計画、認証情報を含む原文はAIへ渡しません。

AIに最新情報、正しい条件、矛盾の解消、正式採用を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 二つの文書へ名前を付ける

文書A・文書Bとし、作成日、確認日、作成者、正式な保管場所を人が確認します。

2. 同じ・違う・片方だけへ分ける

日時、対象、条件、期限、問い合わせ先など、読み手の行動を変える違いを優先します。

3. 未確認を消さない

どちらが最新か分からない箇所は、自然な一文に埋めず「要確認」として残します。

4. AIへ比較と統合案を頼む

固定の練習例「町内会の行事案内が、掲示板の紙と回覧のプリントで少し違う」を見本に、統合前の比較表と統合案の空欄の型を作ってください。
比較表は「共通」「Aだけ」「Bだけ」「条件が違う」「要確認」「出典」に分けてください。
統合案では、確認できない条件を一つに決めず「要確認」と残してください。
新しい情報、理由、対象、期限、例外を推測して足さないでください。
各欄は空欄にし、実際の文章、実名、顧客情報、契約、金額、未公開計画、認証情報は入力しないでください。
各欄の末尾に「元の二つの文書・出典・正式な確認者へ戻る」と添えてください。

5. 元文書と一行ずつ照合する

AIが作った空欄の型を承認済みの確認記録へ移し、人が元の二つの文書から記入します。統合案の各条件に出典があるか、相違点が消えていないか、正式な確認者が読んだかを確認します。

5. 完成例

【共通】＿＿（両方に同じ記載がある事実を人が記入）
【Aだけ】＿＿（文書Aにだけある記載を記入）
【Bだけ】＿＿（文書Bにだけある記載を記入）
【条件が違う】＿＿（読み手の行動を変える違いを優先して記入）
【要確認】＿＿（どちらが現在の正式情報か分からない箇所を記入）
【出典】＿＿（項目ごとに文書A・Bのどちらかを記入）

【統合案】
＿＿（確認できた条件だけを人が記入。決められない条件は「要確認」のまま残す）

AIが終了時刻を選ばず、違いと出典を読者に見える形で残しています。

6. 使うときの注意

二つの文書に同じ表現があっても、対象期間や適用範囲が違うことがあります。文だけでなく見出し、注記、作成日、正式な保管場所も確認します。

統合案が読みやすいことと、正式な情報として正しいことは別です。公開・送信前に原本を持つ担当者が確認します。

7. 今日できたこと

• 共通点より先に条件の違いを拾えた。
• 未確認を自然な文章で隠さず残せた。
• 統合案の各条件を出典へ戻せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：二つを一つにするときほど、消えた違いがないか最後に見よな。

長文を短くするときは残す条件と読む場所を決める方法、AIの提案と自分の判断は事実・提案・判断へ分ける方法へ進めます。