文字起こしの自動削除を設定する前に、対象・保存期間・例外・復元可否を確認する

1. 今日の相談

「文字起こしデータを一定期間で自動削除したいです。古いデータを減らせますが、必要なものまで消えないか心配です」

設定前に、対象データ、保存期間、起算日、対象外、共有先、書き出し、復元可否、削除権限、確認日、確認者へ分けます。

2. 大丈夫です

ほー先輩：日数だけやなく、録音日から数えるんか、作成日から数えるんかも見よな。

AIには確認表の型だけを頼みます。必要な保存期間、削除対象、例外、復元可否は、職場の規程とサービスの最新公式情報から人が決めます。

3. 今日使うAI・道具

使うのはChatGPTです。AIには、実際の保存環境とは関係のない固定練習例「町内読書会の公開音声見本を期限後に片づける」だけを渡し、空の設定前確認表を作ります。実際の保存条件、録音、文字起こし、共有URL、アカウント、請求、顧客、認証情報はAIへ渡しません。

AIに削除してよいデータ、必要な保存期間、法令・契約上の保存義務、完全削除の成功を判断させません。

4. 実際にやってみる

1. 消える対象を分ける

録音、文字起こし、要約、辞書、共有リンク、書き出しファイルを別々に確認します。一つの設定ですべてが消える、またはすべて残ると決めつけません。

2. 保存期間の起算日を確認する

録音日、アップロード日、作成日、最終更新日など、いつから数えるかを公式画面で確かめます。

3. 例外と復元可否を残す

正式記録、確認中のデータ、共有中のデータを自動で例外にできるか確認します。ゴミ箱への移動と完全削除、復元可能期限も分けます。

4. AIへ確認表の型を頼む

実際の保存環境とは関係のない固定練習例「町内読書会の公開音声見本を期限後に片づける」を使い、文字起こし自動削除の空の設定前確認表を作ってください。
「対象データ」「保存期間」「起算日」「対象外」「共有先」「書き出し」「ゴミ箱」「完全削除」「復元可否」「削除権限」「確認日」「要確認」に分けてください。
必要な保存期間、削除対象、保存義務、削除完了を推測しないでください。
実際の対象、保存期間、起算日、例外、共有先、復元、削除権限、確認日、録音、文字起こし、URL、アカウントは書かず、すべて空欄にしてください。
各欄に「保存規程・公式仕様・管理台帳・責任者へ戻る」と付けてください。

空の確認表を承認済みの保存管理記録へ移し、実際の条件は、削除権限のある人が正式資料と公式画面から記入します。

5. 架空データで一巡させる

設定前後の件数、ゴミ箱、検索、共有リンク、書き出し、復元を架空データで確認します。本番データへ適用する日は職場が決めます。

5. 完成例

【対象データ／保存期間／起算日】（保存規程と公式仕様から人が記入）
【対象外／共有先／書き出し】（管理台帳と責任者確認後に人が記入）
【ゴミ箱／完全削除／復元可否／削除権限／確認日】（公式画面で人が実測して記入）

AIが保存期間を決めず、正式情報と人の確認へ戻しています。

6. 使うときの注意

サービス上で消えても、受信者の端末、書き出し先、連携先、バックアップに複製が残る場合があります。自動削除を全体の削除完了と扱いません。

7. 今日できたこと

• 対象データと保存期間の起算日を分けられた。
• 例外、復元、完全削除を確認項目にできた。
• 削除完了を架空データと人の確認へ戻せた。

8. ほー先輩の一言

ほー先輩：消す仕組みは、残す理由と戻せる時間まで見えて安心やで。

個別に削除するときは対象・保存義務・削除権限を確認する方法、共有リンクは閲覧者・期限・削除を確認する方法へ進めます。