やさしいAI仕事術
1. 今日の相談
「会社宛てにお中元が届きました。お礼状を書いたことがなく、書き方が分からないまま数日たってしまいました」
まずお礼状を書く前に、贈り主、宛先、到着日、品物、利害関係、受領可否、報告・登録・返却の手順を確認します。受領が承認された後に、受け取った事実、確認できた感謝、必要な結びだけで下書きを作ります。
2. 大丈夫です
ほー先輩：型はAIに整えてもらえる。受け取った事実と、自分らが確かめたひとことは人が入れよな。
職場や立場によっては、受領禁止、上長・コンプライアンスへの報告、台帳登録、共有不可、返却などの手順があります。確認が終わるまで、開封・配布・消費・持ち帰り・お返しの手配を進めません。
3. 今日使うAI・道具
使うのはChatGPTと架空の条件です。実在の贈り主、会社名、住所、連絡先、品物、価格、取引・契約、許認可、受領記録はAIへ渡しません。
受領可否、利害関係、返却、報告、お返し、金額、税務・会計処理をAIに判断させません。職場の規程と正式担当へ確認します。
4. 実際にやってみる
1. 社内ルールを確認する
外箱や送り状をもとに、贈り主、宛先、到着日、品物の種類・数量、破損・温度管理の必要性を記録します。開封してよい範囲も職場の手順で確認します。
2. 受領可否と利害関係を確認する
贈り主との契約、購買、許認可、補助金、審査、監査などの関係と、組織・業界・職種の贈答規程を正式担当へ確認します。受領不可・要返却なら、保管方法と連絡文を指示してもらいます。
3. AIへお礼状の型を頼む
次の架空の条件で、職場の承認後に送る短い受領お礼の下書きを作ってください。
「受領を確認した事実」「品物へのお礼」「確認できた場合だけ具体的なひとこと」「結び」の順にしてください。
受領可否、利害関係、相手の意図、食べた・使った感想、お返し、今後の取引・関係を推測しないでください。
宛名と差出人は【会社名】【氏名】のままにしてください。
【架空の条件】
・受領確認：架空の贈答品が届いた
・具体的な感想：未確認のため書かない
・時候：使用前に人が確認
4. 事実・宛先・承認を人が照合する
AIの下書きに、食べた・使った・社員一同・今後の取引など未確認の内容がないか確認します。宛先、敬称、差出人、承認者、送付方法は正式記録と照合し、実在情報はAIの外で差し込みます。
5. 受領・返却の対応と送付を記録する
受領、共有、返却、廃棄等の対応、承認者、実行日、お礼・返却連絡の送付先・方法を台帳等へ残します。確認に時間がかかる場合も、担当者の指示なく受領済みの謝意や今後の約束を先に伝えません。
5. 完成例
【承認後に送る架空の下書き】
このたびは、お品をお送りいただきありがとうございました。
確かに受領したことをご連絡いたします。
お心遣いに御礼申し上げます。
【時候・結びは送付時に人が確認】
【会社名】
【氏名】
近い場面の記事として、暑中見舞いの書き方と文例もあります。
6. 使うときの注意
組織や立場によって受領可否は異なります。たとえば国家公務員倫理規程のQ&Aでは、利害関係者から金銭・物品の贈与などを受けることが禁止されると説明されています。民間企業でも社内規程・取引条件・業界ルールがあり得ます。腐敗・異臭・液漏れ・破損・送り主不明などがある場合は、開封・飲食せず、安全・施設・責任者の正式窓口へ連絡します。
7. 今日できたこと
- 開封・配布・消費の前に受領可否を確認できた。
- 未確認の感想や今後の約束を下書きから外せた。
- 受領・返却・送付の対応を記録へつなげられた。
8. ほー先輩の一言
ほー先輩：お礼を急ぐより、受け取ってええかを先に確かめる。順番を守ったらええんや。